SharePoint er Microsofts platform til at gemme, dele og samarbejde om virksomhedens filer i skyen. Det fungerer som en fælles filserver med versionsstyring, rettigheder og søgning – og er grundlaget for teamsites, intranet og de filer, Microsoft Teams viser. SharePoint indgår i alle Microsoft 365-planer til erhverv.
Sådan fungerer det
SharePoint er bygget op om websteder og dokumentbiblioteker. Et websted hører typisk til en afdeling eller et projekt, og i bibliotekerne ligger filerne. Adgangen styres af grupper i Azure Active Directory – ikke af mappetilladelser på en server – så en ny kollega får adgang ved at komme i den rigtige gruppe.
Hver gang en fil gemmes, laver SharePoint en ny version. Det betyder, at to kolleger kan skrive i det samme dokument samtidig, og at en fejl kan rulles tilbage uden at nogen skal lede i en backup. Filerne kan synkroniseres ned på computeren, så de også er tilgængelige uden internet.
Forholdet til de øvrige Microsoft 365-tjenester forvirrer mange: hver gang der oprettes et team i Microsoft Teams, oprettes der automatisk et SharePoint-websted bagved. Teams er altså overfladen – filerne ligger i SharePoint. OneDrive for Business er den samme teknologi, bare til den enkelte medarbejders egne arbejdsfiler.
Hvornår er det relevant for en SMV?
SharePoint bliver typisk aktuelt, når den gamle filserver nærmer sig pensionsalderen, eller når arbejdet flytter ud af kontoret. De typiske udløsere:
- Medarbejdere arbejder hjemmefra og skal på VPN, hver gang de skal åbne et dokument.
- Der cirkulerer fire versioner af det samme tilbud på mail, og ingen ved, hvilken der gælder.
- I skal dele materiale sikkert med kunder, revisor eller rådgivere uden at sende det som vedhæftet fil.
- I vil bruge Microsoft 365 Copilot, som kun er lige så god som den orden, jeres data ligger i.
I betaler næsten altid for SharePoint i forvejen gennem jeres Microsoft 365-licenser. Selve flytningen er sjældent det svære – det er struktur og rettigheder, der afgør, om det bliver en succes. Vi hjælper typisk med det som del af en managed IT-aftale.
Typiske faldgruber
At kopiere filserveren 1:1. Dybe mappestrukturer fra en gammel server bliver til uoverskuelige biblioteker – og meget lange stinavne giver konkrete synkroniseringsfejl. Brug flytningen til at rydde op frem for at flytte rodet med.
Rettigheder på enkeltfiler. Det virker fint den første måned. Et år senere kan ingen forklare, hvem der har adgang til hvad. Styr adgang på biblioteks- eller webstedsniveau via grupper.
At tro, at SharePoint er backup. Papirkurven holder filer i en begrænset periode, og en medarbejder eller ransomware kan nå at slette meget på kort tid. En rigtig backup af Microsoft 365 er en separat løsning.
Ekstern deling uden udløbsdato. Et delingslink til en kunde, der aldrig lukker, er en åben dør i mange år. Sæt udløb og gennemgå delinger med jævne mellemrum.
Relaterede begreber
SharePoint hænger sammen med resten af samarbejdsplatformen:
Ofte stillede spørgsmål om SharePoint
Teknisk er det den samme motor, men de bruges forskelligt. OneDrive er den enkelte medarbejders eget arbejdsområde, mens SharePoint er afdelingens eller projektets fælles filer. Tommelfingerregel: skal andre kunne finde filen om to år, hører den til i SharePoint.
I langt de fleste tilfælde ja. Undtagelserne er typisk branchesystemer, der kræver et netværksdrev, meget store filer som CAD-tegninger og videoredigering, eller udstyr der kun kan scanne til en lokal mappe. Det bør afklares, før I flytter noget.
Ja. Microsoft sikrer, at platformen kører, men har ikke ansvaret for jeres indhold. Sletter en medarbejder en mappe, eller krypterer et angreb filerne, er det jeres eget problem, når papirkurvens frist er udløbet.
Skal vi kigge på det sammen?
Overvejer I at flytte filserveren til SharePoint? Vi driver IT for danske SMV’er og gennemgår gerne jeres opsætning, før I beslutter noget. Ingen salgstale, ingen binding.
Uforpligtende · Eller ring 70 26 48 50