OneDrive for Business er Microsofts skylager til den enkelte medarbejders arbejdsfiler. Det synkroniserer dokumenter mellem pc, telefon og sky, gemmer op til 500 versioner af hver fil og gør det muligt at dele filer med kolleger og eksterne uden vedhæftede filer. Det indgår i alle Microsoft 365-planer til erhverv.
Sådan fungerer det
Hver bruger får sit eget lagerområde – typisk 1 TB – knyttet til vedkommendes konto i Azure Active Directory. En synkroniseringsklient på maskinen holder en lokal mappe og skyen ens, så filerne også kan åbnes uden internet.
Funktionen Files On-Demand viser alle filer i stifinderen, men henter dem først ned, når de åbnes. Det betyder, at 1 TB dokumenter kan ligge tilgængeligt på en bærbar med 256 GB disk.
Deling sker med links frem for vedhæftede filer. I bestemmer, om linket kræver login, udløber på en dato eller kun giver læseadgang. Det er samme motor som SharePoint, og filerne er en del af jeres Microsoft 365-miljø.
Hvornår er det relevant for en SMV?
OneDrive løser to problemer, næsten alle mindre virksomheder har: filer der kun findes på én maskine, og dokumenter der sendes frem og tilbage som vedhæftninger. De typiske udløsere:
- En bærbar går i stykker, og medarbejderens skrivebordsmapper er væk.
- Fire personer arbejder i hver sin version af samme tilbud.
- I har en gammel filserver, som ingen tør slukke, men heller ingen vedligeholder.
- Folk arbejder hjemmefra og bruger private Dropbox-konti til firmafiler.
Vigtig skelnen: OneDrive er til den enkeltes filer. Fælles dokumenter hører hjemme i SharePoint eller Teams. Blandes det sammen, forsvinder afdelingens filer den dag, medarbejderen stopper. Vi sætter typisk strukturen op som del af en IT-serviceaftale.
Typiske faldgruber
At tro at synkronisering er backup. Sletter eller krypterer nogen en fil, sker det samme i skyen inden for sekunder. Papirkurv og versionshistorik hjælper i op til 93 dage, men er ikke en backup-løsning med opbevaringspolitik.
Personlige mapper som fællesdrev. Når en medarbejder fratræder, slettes kontoen – og dermed lageret – efter en fastsat periode. Ligger afdelingens kontrakter der, er de væk.
Ukontrolleret ekstern deling. Standardindstillingerne tillader ofte delelinks til hvem som helst uden udløbsdato. Det bør strammes centralt, ikke overlades til den enkelte.
Synkronisering af hele filserveren. Hundredtusindvis af småfiler og lange stinavne får klienten til at bryde sammen. Flyt struktureret, ikke råt.
Relaterede begreber
Filer hænger sammen med adgangsstyring og databeskyttelse:
Ofte stillede spørgsmål om OneDrive for Business
Nej. OneDrive synkroniserer – det vil sige, at en sletning eller kryptering på pc’en også sker i skyen. I kan gendanne fra papirkurven i 93 dage og rulle en fil tilbage via versionshistorik, men en rigtig backup med længere opbevaring og adskilt lagring skal købes separat.
OneDrive er den enkelte medarbejders arbejdsmappe. SharePoint er fælles biblioteker, der tilhører virksomheden eller en afdeling. Teknisk er det samme platform, men ejerskabet er forskelligt – og det afgør, hvad der sker med filerne, når en medarbejder stopper.
1 TB pr. bruger på de almindelige Microsoft 365-erhvervsplaner. Det kan udvides i visse planer med mindst fem licenser, men i praksis rammer få SMV-brugere loftet.
Skal vi kigge på det sammen?
Er I i tvivl om, hvor jeres filer egentlig ligger – og om de kan gendannes? Vi driver IT for danske SMV’er og gennemgår gerne jeres opsætning, før I beslutter noget. Ingen salgstale, ingen binding.
Uforpligtende · Eller ring 70 26 48 50