Teams Rooms: Basic eller Pro til jeres mødelokale?

Teams Rooms er Microsofts løsning til mødelokaler. Her står en dedikeret enhed med skærm, kamera og mikrofon, som kører Teams-møder fra en ressourcekonto i stedet for fra en medarbejders laptop. Mange SMV’er betaler for Pro-licenser, de ikke bruger, eller spilder IT-timer på at fejlsøge Basic-rum manuelt, fordi ingen har regnet på, hvad der bedst kan betale sig. Når I har en klar beslutningsregel for hvert rum, en korrekt opsat rumkonto og et fast driftsansvar, får I møder, der starter til tiden, og en licensregning, I kan forsvare over for CFO’en. I denne guide får I både regnestykket og tjeklisten.

Det vigtigste at vide:

• Basic er gratis op til 25 rum pr. tenant. Start der, hvis I har få rum og en IT-person tæt på.
• Pro betaler sig, når værdien af de timer, I sparer på opdatering og fejlsøgning pr. rum, overstiger licensprisen. Regn det ud pr. rum, ikke samlet.
• Licensen skal ligge på ressourcekontoen, ikke på en bruger. Ellers betaler I dobbelt.
• Beslut driftsansvaret skriftligt: Hvem overvåger, opdaterer og udskifter udstyret? Er det jeres egen IT eller en MSP?
• Teams Rooms er et fysisk lokale med certificeret udstyr, mens breakout rooms er en mødefunktion. Bland dem ikke sammen, når I køber ind.

Hvorfor Teams Rooms kræver en beslutning, og hvad det ikke er

Teams Rooms er et selvstændigt system til mødelokalet. Det har sin egen ressourcekonto, certificeret udstyr og licens, og det er altså ikke en funktion i Teams. Breakout rooms er derimod virtuelle grupperum inde i et møde. Og ‘laptop på HDMI’ er en kollegas pc, der tilfældigvis står i lokalet.

Forskellen mærker I, når mødet er hybridt. Dem på kontoret skal høres og ses lige så godt som dem derhjemme. Det kræver et kamera, en mikrofon og en Teams Rooms-ressourcekonto, som nogen ejer og holder ved lige.

Kender I det? Mødet starter for sent, fordi kablet mangler, og lyden hakker. Med et rumsystem trykker I én gang på panelet, og så kobler rummet sig selv på mødet. Hakker lyden stadig, så begynd med vores tjekliste til lyd og video i Teams. Mødelokalet er blevet en IT-opgave, så planlæg det som én.

Teams Rooms Basic eller Pro: hvad får I for pengene?

Teams Rooms Basic er gratis for op til 25 rum. Det kræver dog en certificeret enhed, og I får kun kernefunktionerne: deltagelse i møder, kalender og deling (Microsoft, 2026). Pro koster 258,70 kr. pr. rum om måneden ekskl. moms, hvis I binder jer for et år.

Med en Teams Rooms Pro-licens får I derudover (Microsoft, 2026):

• Central styring af jeres Teams Rooms-enheder, så I kan overvåge dem og konfigurere mange på én gang
• Avanceret analyse og digital skiltning på skærmen, når der ikke er møde
• AI-genererede mødenoter fra fysiske og hybride møder på Android-enheder
• Google Meet Direct Guest Join med video begge veje og op til 16 deltagere i 4×4-layout

Prøv det selv. Microsoft tilbyder som regel en gratis prøveperiode på Pro, så spørg, før I køber. I kan se, hvad hver licens indeholder, i Microsofts licensoversigt for Teams Rooms, og I kan læse mere om Microsoft Teams til virksomheder.

Hvordan vælger I rum for rum: et TCO-regnestykke med IT-timer og nedetid

Vælg Basic eller Pro for hvert enkelt rum, ikke for hele huset. Teams Rooms Basic rækker typisk til de rum, I selv kan nå med en skruetrækker på 5 minutter. Pro betaler sig i de rum, hvor nedetid rammer kunder eller ledelse.

1. Kortlæg rummene: hvor mange har I, hvor ligger de, hvem bruger dem, og hvem ejer ressourcekontoen?
2. Find ud af, hvor mange IT-timer hvert rum koster om måneden til opdateringer, genstart og fejlsøgning. Skriv det ned i 4 uger i stedet for at gætte.
3. Gang timerne med jeres interne timepris, og hold beløbet op mod Pro-licensen fra afsnittet om Basic og Pro ovenfor.
4. Sæt også pris på nedetid: et aflyst kundemøde koster mere end en måneds licens.

Beslutningsreglerne er enkle: har I 1-2 rum på én adresse, vælger I Basic. Har I rum på flere lokationer, eller bruger I mere end én IT-time om måneden på et rum, vælger I Pro. Mangler I hænder til driften, så få ansvaret afklaret i en IT-driftsaftale.

Sådan sætter I ressourcekontoen og licensen rigtigt op

Licensen til Teams Rooms skal ligge på en ressourcekonto og ikke på en medarbejder. Opret rummet som en Room-postkasse i Exchange, giv kontoen et neutralt navn som ‘Mødelokale 2’, og sørg for, at adgangskoden aldrig udløber.

Derefter tildeler I enten Teams Rooms Basic (gratis op til 25 rum, kræver certificeret udstyr) eller Teams Rooms Pro til 258,70 kr. pr. rum/md. (Microsoft, 2026). Med Pro-licensen følger desuden Teams Phone Standard, Intune og Entra ID P1 til rumkontoen (Microsoft, 2026).

Der er tre typiske fejl, I skal undgå: en Business Standard-licens på rumkontoen, MFA uden undtagelse for rummet, og en rumkonto, der er oprettet med en kollegas mail. Hver af dem giver login-bøvl på mødedagen og licensspild, som I betaler for måned efter måned. Lignende faldgruber gælder, når I kobler Microsoft Teams til virksomheden op på fælles enheder.

Fejl der koster: forkert udstyr, opdateringer uden plan og ingen driftsansvarlig

De dyreste fejl i Teams Rooms sker længe før det første møde. Udstyr til mødelokalet, der ikke er certificeret til Teams, virker måske i dag, men det ligger uden for Microsofts support og går typisk i stykker ved næste opdatering. Tjek derfor, at enhederne står på Microsofts liste over certificerede Teams Rooms-systemer, inden I godkender indkøbet.

Den anden fejl er manuelle opdateringer uden en plan. Så ender IT med at gå rundt med en USB-nøgle, hver gang nogen klager over lyden. Har I en plan, kører opdateringerne automatisk i et fast vedligeholdelsesvindue, og rummet er klar kl. 8.

Den tredje fejl er, at ingen har fået ansvaret for rummet. Et rum uden ejer er typisk ude af drift i flere dage, fordi ingen opdager fejlen, før mødet begynder. Og når lyden alligevel driller, kan I bruge vores tjekliste til Teams-problemer med lyd og video.

Tjekliste: hvem skal drive jeres Teams Rooms, intern IT eller en MSP?

Vælg driftsmodel ud fra, hvem der faktisk kan reagere inden for en time. Gå tjeklisten igennem, og skriv et navn ud for hvert punkt:

• Overvågning: Hvem får alarmen, når et rum går offline? I Microsoft Teams Rooms Pro Management-portalen kan I se status for alle rum ét sted (Microsoft, 2026).
• Opdateringer: Hvem godkender firmware og app, og hvornår bliver de installeret?
• Udskiftning: Hvem har reservedele og budget klar, når en kameraenhed dør efter 3-5 år?
• Ansvar: Hvem tager telefonen, når CEO’en står i et tomt lokale kl. 9?

Kan jeres egen IT-afdeling svare på alle fire punkter, så kør selv. Står der ‘ved ikke’ ud for to eller flere, så skriv rummene ind i en IT-driftsaftale med faste svartider. Pro-portalen gør ekstern drift realistisk, fordi leverandøren kan overvåge og indstille rummene uden at møde op hos jer.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på Teams Rooms Basic og Pro?

Basic er gratis og dækker op til 25 mødelokaler med de grundlæggende funktioner: møder, skærmdeling og kalender. Med Pro får I central administration og overvågning gennem Pro Management-portalen, og rumkontoen får samtidig Intune, Entra ID P1 og Defender for Endpoint. Har I få lokaler og en IT-afdeling, der selv kan gå ned og genstarte udstyret, rækker Basic ofte. Pro giver mening, når I vil kunne holde øje med driften centralt.

Hvordan tilføjer vi en Teams Rooms Basic-licens til et mødelokale?

Licensen tildeler I til lokalets ressourcekonto i Microsoft 365 Admin Center under Brugere, eller I gør det via PowerShell. Basic-licensen skal I først hente som gratis abonnement under Fakturering > Køb tjenester. Når ressourcekontoen allerede findes, tager det typisk 10-15 minutter pr. lokale. Husk, at Basic-licensen højst kan tildeles 25 konti i jeres tenant.

Hvad er en Teams Rooms-ressourcekonto, og hvordan opretter vi den?

En ressourcekonto er en særlig Microsoft 365-konto, som repræsenterer selve mødelokalet. Det er den, der gør, at lokalet kan bookes i Outlook, og at rumsystemet kan logge ind. Kontoen oprettes i Exchange som en rumpostkasse, får en licens og en adgangskode, der ikke udløber. Opsætningen består af 4 trin: I opretter postkassen, tildeler en licens, konfigurerer kalenderbehandlingen og logger ind på enheden.

Hvilket Teams Rooms-udstyr er certificeret, og hvad skal der til i et lille mødelokale?

Microsoft fører en officiel liste over certificeret udstyr fra en række kendte producenter. Til et lille lokale med plads til 2-6 personer klarer I jer med en all-in-one videobar. Den har kamera, mikrofon og højttaler indbygget, og så skal I blot have en touch-konsol ved siden af. Tjek altid, at udstyret står på Microsofts certificeringsliste, inden I køber. Ellers risikerer I, at det ikke får de nødvendige opdateringer.

Hvad koster Teams Rooms Pro, og hvornår kan det betale sig?

Prisen står i afsnittet om Basic og Pro længere oppe. Den følger Microsofts danske listepris pr. lokale pr. måned. Pro betaler sig, når I har mere end et par lokaler, når I ikke har lokal IT-support, eller når nedetid i et møde koster dyrt. Prøv at regne på, hvad en times driftsstop i et travlt mødelokale koster i tabt arbejdstid, og hold det op mod licensen.

Hvem står for drift og opdatering af jeres Teams Rooms-udstyr?

Som udgangspunkt er det jer selv. Opdateringer til Windows og Teams-appen ruller automatisk, men firmware på kamera og lyd skal I selv holde øje med. Har I Pro, kan I overvåge alle lokaler fra Teams Rooms Pro Management-portalen. Mange SMV’er vælger at lægge opgaven hos en MSP som en del af managed services. Så bliver alarmer, genstarter og firmware håndteret, uden at det belaster jeres egen IT-afdeling.

Hvor lang tid tager det at få et Teams Rooms-lokale i drift?

Fra I bestiller, til I holder det første møde, går der typisk 2-4 uger. Det skyldes først og fremmest leveringstiden på udstyret. Selve opsætningen af ressourcekonto, licens og enhed tager 1-2 timer pr. lokale, hvis netværk og kabling allerede er på plads. Start derfor med at få overblik over kabling og strøm i lokalet. Det er netop her, projekter oftest trækker ud.

Kan vi skifte fra Basic til Pro senere uden at købe nyt udstyr?

Ja, licensen er uafhængig af hardwaren. I lægger Pro-licensen på ressourcekontoen, og så bliver funktionerne slået til på det certificerede udstyr, I allerede har, inden for få timer. Begynd derfor gerne med Basic i de første lokaler, mål, hvor meget tid IT bruger på driften, og opgrader de lokaler, hvor tidsforbruget bliver for stort.

Sådan kommer I videre

1. Start med at få overblik over jeres mødelokaler: hvor mange har I, hvor store er de, og hvor ofte bliver de booket?
2. Tjek det udstyr, I allerede har, op imod Microsofts certificeringsliste.
3. Opret en ressourcekonto, og afprøv Basic i ét lokale i 4 uger.
4. Skriv ned, hvor meget tid I bruger på driftsproblemer i testperioden, og regn det om til kroner.
5. Vælg Pro til de lokaler, hvor nedetid eller manglende overvågning koster jer mest.

Læs også: Teams Premium eller Copilot: hvem skal have hvad i jeres SMV · Opkaldsoptagelse i Teams: hvad må I gemme, og hvor længe?

Del af vores komplette guide: Microsoft Teams til virksomheder