Opkaldsoptagelse i Teams: hvad må I gemme, og hvor længe?

Opkaldsoptagelse i Teams betyder, at I gemmer telefonsamtaler i Microsoft Teams, enten som en almindelig mødeoptagelse eller som policy-styret compliance recording gennem en certificeret tredjepartsløsning. Mange danske SMV’er slår optagelse til, fordi NIS2 presser på, og gemmer derefter alt uden et dokumenteret formål. Det giver ikke mere sikkerhed. Det giver en GDPR-risiko, som I selv har skabt. Her får I en beslutningsguide, der kobler formål, opbevaringsfrist og risikovurdering til en konkret opsætning i M365, så I kun gemmer det, I kan stå inde for.

Det vigtigste at vide:

• NIS2 kræver ikke i sig selv, at I optager opkald. Start med jeres risikovurdering, før I køber en recording-løsning.
• Almindelig mødeoptagelse og compliance recording er to forskellige ting. Den første starter brugeren selv, mens den anden styres af en policy, som brugeren ikke selv kan slå fra.
• Fastsæt en opbevaringsfrist for hvert formål, fx kundeservice, kontrakt eller finansiel rådgivning. Én fælles frist for alt holder ikke, hvis tilsynet banker på.
• Skriv ned, hvad formålet er, hvilken hjemmel I bruger, og hvordan I informerer dem, der bliver optaget, før det første opkald optages.
• Regn de samlede omkostninger ud med alle fire poster: Teams Phone, M365-licens, tredjepartsrecording og lagring, ikke kun recording-licensen.

Hvorfor NIS2 ikke kræver opkaldsoptagelse i Teams, og hvad direktivet faktisk forlanger

NIS2 stiller ingen krav om opkaldsoptagelse i Teams. Direktivet fra 2022 kræver, at I styrer jeres risici, håndterer hændelser og logger, hvem der har gjort hvad i jeres systemer. Det kræver ikke, at I optager selve samtalerne. Blander I de to ting sammen, ender I med at gemme persondata uden noget formål.

Find i stedet ud af, hvad NIS2 reelt kræver af logning hos jer. Det handler typisk om login-hændelser, adgang til delte filer, ændringer i Teams-politikker og auditloggen i Microsoft 365. Den del kan I ofte dokumentere med værktøjer, I allerede har. Vi beskriver hvordan i vores NIS2-roadmap med M365.

Drop altså tanken om at optage alle opkald “for en sikkerheds skyld”. Log adgang og hændelser, og optag kun dér, hvor I kan pege på et konkret forretnings- eller lovkrav og skrive det ned.

Compliance recording eller almindelig mødeoptagelse: hvilken type optagelse har I brug for?

Når en bruger selv starter en almindelig mødeoptagelse, kan samme bruger også slå den fra igen. Det gør optagelsen til en hjælp, ikke til et bevis. Compliance recording i Teams fungerer anderledes, fordi den styres af en politik: Optagelsen starter automatisk for de medarbejdere, I har udvalgt, de kan ikke selv stoppe den, og filen gemmes i et system, hvor alle ændringer bliver logget.

Rent teknisk kræver compliance recording en certificeret løsning fra en tredjepart samt en licens, der understøtter det, for eksempel Business Standard, Business Premium eller E3/E5 (Microsoft, 2026). De certificerede løsninger kan optage opkald, møder, chat og skærmdeling. Hvordan løsningen leveres, og hvor optagelserne opbevares, afhænger af den partner, I vælger (Microsoft, 2026).

En enkel tommelfingerregel: Hvis optagelsen skal kunne bruges som dokumentation over for en myndighed eller i en tvist, så vælg compliance recording. Hvis den bare skal hjælpe jer med at huske, hvad der blev sagt på et internt møde, er standardoptagelsen i jeres Teams-telefoni rigeligt. Teams Phone Standard koster 64,70 kr. pr. bruger om måneden ud over jeres M365-abonnement (Microsoft, 2026), og optagelse via en tredjepart kommer oven i den pris.

Sådan fastsætter I formål og opbevaringsfrist for hver samtaletype

Før I optager et eneste opkald i Teams, bør hver type samtale have ét klart formål, én hjemmel og én frist for sletning. Det er selve kernen i at optage opkald i overensstemmelse med GDPR. I kan læse grundreglerne i vores ordbogsopslag om GDPR.

• Kundeservice: Her er formålet kvalitetssikring og uddannelse af medarbejderne. Hjemlen er typisk legitim interesse. Fortæl kunden det, når samtalen begynder, og slet optagelsen efter 30-90 dage.
• Kontraktindgåelse: Her er formålet at kunne bevise, hvad der blev aftalt. Hjemlen er opfyldelse af kontrakten. Gem optagelsen, så længe der kan rejses krav, ofte 3 år efter forældelsesloven, og 5 år efter bogføringsloven, hvis den har betydning for regnskabet.
• Finansiel rådgivning: Her er formålet dokumentation, som loven kræver. Hjemlen er en retlig forpligtelse. Følg fristen i sektorloven, typisk 5 år, og brug compliance recording.

Skriv formål, hjemmel og frist for hver samtaletype ind i jeres fortegnelse, og sæt sletningen op som en automatisk regel i det system, hvor I opbevarer samtaleoptagelserne. Test så én gang i kvartalet, at reglen rent faktisk sletter det, den skal.

Sådan opsætter I policy-baseret opkaldsoptagelse i Teams: adgang og sletning i M365 og Purview

Optag kun de samtaler, en politik udpeger, og slet dem automatisk, når formålet er opfyldt. Compliance recording i Teams kræver en certificeret tredjepartsløsning, der er koblet på en recording-policy, som I tildeler pr. bruger eller gruppe (Microsoft, 2026). På den måde rammer optagelsen kundeservice og salg, ikke hele firmaet.

1. Kortlæg, hvilke roller der skal optages, og skriv ned, hvad formålet er for hver rolle.
2. Tildel recording-policyen til netop de brugere via Teams Admin Center eller PowerShell.
3. Begræns afspilningen med rollebaseret adgang, så kun compliance og nærmeste leder kan lytte med.
4. Sæt en frist for opbevaring i recording-løsningens arkiv, og brug retention labels i Microsoft Purview på de almindelige mødeoptagelser i OneDrive/SharePoint. Det kan fx være 90 dage eller 5 år. Lad derefter sletningen køre af sig selv.

Sådan ser det ud hos mange i dag: alle møder optages og ligger i OneDrive, uden at nogen ejer dem. Målet er, at kun de tre udvalgte teams optages, at hver fil har en frist, at adgangen logges, og at sletningen sker automatisk. Det er samme tankegang, vi bruger i GDPR-opsætningen for advokater og revisorer.

Hvad opkaldsoptagelse i Teams koster: Teams Phone, licenser, optagelse og lagring

I skal regne med fire poster: M365-licensen, Teams Phone, licensen til optagelse og lagringen. Teams Phone Standard koster 64,70 kr. pr. bruger om måneden oven i et abonnement, der giver adgang til det, fx Business Standard til 90,54 kr. eller Business Premium til 142,27 kr. pr. bruger om måneden (Microsoft, 2026). Alle beløb er listepriser uden moms og gælder ved årlig binding.

Selve compliance-optagelsen kommer fra en certificeret tredjepart, som tager betaling pr. optaget bruger (Microsoft, 2026). Hold licensen til optagelse og lagringen adskilt som to poster, for lagringen vokser i takt med jeres opbevaringsfrist og med antallet af roller, I optager. Opkaldsoptagelse i Teams bliver derfor sjældent en lille post oven i telefonien.

Bed om pris pr. optaget bruger, ikke pr. telefonibruger, og kræv et estimat for lagringen i hele opbevaringsperioden. Hvordan I sætter selve telefonidelen op, gennemgår vi i vores guide til Teams telefoni til virksomheder.

Fejl der koster: samtykke, informationspligt og optagelser uden ejer

Den dyreste fejl er at optage uden at fortælle det. Samtykke til at optage en telefonsamtale er ikke altid det rette grundlag, men informationspligten gælder altid. Den, der ringer, skal vide, at samtalen optages, hvorfor I gør det, og hvor længe I gemmer den. Hold jeres velkomsthilsen og privatlivspolitik op mod det krav, før I tænder for opkaldsoptagelse i Teams.

• Ingen ejer: udpeg én person, der har ansvaret for optagelserne og godkender både adgang og sletning.
• Ingen frist: en optagelse uden retention label bliver aldrig slettet, og det er i sig selv et brud på GDPR. Læs mere om reglerne i vores GDPR-ordbog.
• Ingen log: hvis I ikke kan dokumentere, hvem der har lyttet, kan I heller ikke svare på en indsigtsanmodning.

Gennemgå adgangsloggen hvert kvartal, og mål, hvor mange optagelser der faktisk bliver slettet til tiden. Tallet skal ligge tæt på 100 procent. Ellers virker jeres politik ikke i praksis.

Kilde og videre læsning: Microsoft Learn: compliance recording i Teams.

Ofte stillede spørgsmål

Kan man optage Teams-møder og opkald, og hvad er forskellen på almindelig optagelse og compliance recording?

Ja, I kan optage begge dele. Almindelig optagelse starter deltageren selv, filen havner i OneDrive/SharePoint, og alle i mødet får besked om det. Compliance recording styres som en politik fra Microsoft 365-administrationen: Optagelsen går i gang af sig selv, brugeren kan ikke stoppe den, og den gemmes i et arkiv med adgangsstyring og regler for opbevaring. Brug den første til mødereferater og den anden til lovpligtig dokumentation.

Må I optage telefonsamtaler i Teams efter GDPR, og hvilket behandlingsgrundlag kræver det?

Ja, det må I, hvis I har et gyldigt behandlingsgrundlag efter GDPR artikel 6. Det er typisk en retlig forpligtelse eller en legitim interesse, sjældnere samtykke. Skriv formålet ned, og fortæl både jeres medarbejdere og de eksterne parter om optagelsen, før den går i gang. Lav også en interesseafvejning. Opdater jeres fortegnelse over behandlingsaktiviteter, og vurder, om I har brug for en konsekvensanalyse (DPIA), især hvis I systematisk optager kundesamtaler.

Kræver NIS2, at vi laver opkaldsoptagelse i Teams?

Nej. NIS2-direktivet (vedtaget 2022, dansk lov trådt i kraft 2025) stiller krav om risikostyring, hændelseshåndtering og dokumentation, men ikke om, at I optager samtaler. Optagelser kan dog bruges som bevis, når I skal dokumentere, hvad I besluttede under en sikkerhedshændelse. Find derfor først ud af, om I er omfattet, og få styr på jeres rapporteringspligter. Vurder derefter, om opkaldsoptagelse faktisk hjælper jer med dokumentationskravene, eller om den blot giver jer nye GDPR-forpligtelser.

Hvor længe må I gemme opkaldsoptagelser i Teams, og hvem må have adgang?

Kun så længe formålet kræver det. GDPR sætter ingen fast frist, men kræver, at I selv fastsætter en slettefrist og overholder den. Er optagelsen bogføringsdokumentation, gælder bogføringslovens 5 år. Begræns adgangen til navngivne roller i optagelsesløsningen (og med retention policies i Microsoft Purview for almindelige optagelser), log hvert opslag, og gennemgå adgangslisten mindst én gang i kvartalet.

Hvilke licenser og omkostninger kræver compliance recording i Teams?

For at kunne bruge compliance recording skal I have en understøttet Microsoft 365-licens (fx Business Standard, Business Premium eller E3/E5), Teams Phone til selve telefonien og en certificeret optagelsesløsning fra Microsofts partnerprogram. Optagelsesløsningen betaler I pr. bruger, og det er den, der står for arkiv og opbevaring. I afsnittet om, hvad opkaldsoptagelse i Teams koster, kan I se Microsofts danske listepriser for de relevante planer. Sæt desuden 4-8 uger af til projektet, hvor I får sat politikker op, skrevet informationstekster, testet og rullet ud, inden den første optagelse må gå i drift.

Hvor lang tid tager det at komme i gang, og hvad skal I selv levere?

Typisk går der 4-8 uger, fra I træffer beslutningen, til optagelsen er i drift. I leverer en beskrivelse af formålet, en liste over de roller, der skal optages, og jeres slettefrister. Vi kortlægger licenserne, sætter politikkerne op i Teams og opbevaringsreglerne i arkivet, tester med en pilotgruppe på 5-10 brugere og udruller derefter trin for trin. Den juridiske afklaring med jeres DPO eller advokat bør I sætte i gang allerede i uge 1, så den ikke kommer til at bremse teknikken.

Kan vi skifte leverandør af opkaldsoptagelse i Teams uden nedetid?

Ja, i de fleste tilfælde. I kan sætte de nye regler op, mens den gamle løsning stadig kører, og flytte brugerne én ad gangen eller afdeling for afdeling. På den måde bliver der ikke huller i optagelsen undervejs. De gamle optagelser eksporteres og lægges ind i det nye arkiv med samme opbevaringsfrister. Spørg jeres nuværende leverandør om eksportformat og opsigelsesvarsel i kontrakten, inden I vælger en dato for skiftet.

Sådan kommer I videre

1. Find først ud af, hvilke roller og hvilke slags samtaler I reelt har brug for at optage, og hvorfor.
2. Skriv ned sammen med jeres DPO eller advokat, hvad behandlingsgrundlaget er, hvornår optagelserne skal slettes, og hvem der må have adgang.
3. Sæt opbevaringsregler og rollebaseret adgang op i Microsoft Purview, inden I laver den første optagelse.
4. Test det hele med en pilotgruppe på 5-10 brugere, og ret informationstekster og politik ud fra det, de melder tilbage.
5. Rul løsningen ud i etaper, log al adgang til arkivet, og gennemgå adgangslisten hvert kvartal.

Læs også: Omstilling i Teams: erstat reception og omstillingsanlæg · Operator Connect eller Direct Routing til Teams Phone · Teams Phone udrulning: drejebog i 6 trin til sikker go-live

Del af vores komplette guide: Teams telefoni til virksomheder