Ændringer til Microsoft 365 Outlook.
I 2023 har Microsoft annonceret opdateringer for Outlook e-mail opbevaring og cloud storage.
Det betyder at Outlook bliver bliver en del af ny Windows-app, der vil erstatte din indbyggede mail-app i Windows 10/11, samt erstatte Outlook desktop appen.
Microsoft Outlook er den populære e-mail klient, og kendetegnes som din fleksible og personlige informationsadministrator. Du bruger muligvis allerede Outlook, til at modtage og sende mails eller til at styre din tid via kalenderen.
At administrere din kalender hvor end du befinder dig, er hvad Outlook tilbyder med sine fleksible muligheder og nye opdateringer.
Ikke alle funktioner er fuldt tilgængelige endnu, men ikke desto mindre er det en god mulighed for at afprøve den nye app på sit nuværende stadie.
Den nye Outlook app som web version
Det er vigtigt at være opmærksom på virkeningen af visse plugins, der ikke længere vil fungere når man flytter til det nye Outlook
For at sikre en mere pålidelig og stabil oplevlese med plugins, understøtter det nye Outlook ikke længere VSTO- og COM-add-ins. Hvis dine tilføjelsesprogrammer fortsat skal fungere, skal du migrere dem til et Outlook-webtilføjelsesprogram.
Grunden til udviklingen, er Outlook-appen er flyttet til windows, og nu mere i tråd med webversionen, Outlook Online.
Vi nævner i artiklen hvad du allerede kan forberede dig på, og vi vil pointere at Microsoft løbende kommer med forbedringer.
Trykker du nedenfor, bliver du ført til learn.microsoft.com – her forklares starten af migrationsprocessen af plugins.
Nye og manglende features & vigtige ændringer
Det nye
- Fastgør e-mails
En funktion der gør det overskueligt, når du har e-mails du først kan tage stilling til på senere tidspunkt.
Du kan fortsat flagge e-mails, men de forsvinder ud af syne – med denne funktion trykker du blot højreklik på e-mailen eller fastgørelsesikonet, så e-mailen placeres øverst i din indbakke.
- Snooze e-mails
Men din e-mailen fjerne i stedet fra dit syn, og så lader funktionen e-mailen dukke op igen, øverst i indbakken på det valgte tidspunkt.
Du finder mappen Snoozed i din postkasse, for at tilgå dem eller redigere det indstillede klokkeslæt.
- Deltag i Teams møder
- Synkroniser Outlook online
Outlook online og din nye Outlook app er synkroniseret, det vil sige manglende e-mail signaturer ikke længere er et problem. De indstillinger du implementere på den ene version, er ens når du skifter til en anden version.
- Find og tilføj nemt dokumenter
Har du filer gemt i skyen, kan du ligesom ved at tilføje folk til samtalen ved @-navn- funktionen, nu også nemt finde dokumenter ved at søge @-filnavn-
- Min dag
- Integration af Google-konti
- Fortryd afsendelse
- Sweep beskeder
- Ny Interfac
Mangler og ændringer
- Delte postkasser
Hvis du tidligere havde en delt postkasse i den klassiske Outlook app, har du måske allerede bemærket ændringen i det nye.
Vi hjælper gerne med genoprettelsen af delte postkasser
For at åbne en delt postkasse, skal du i den nye kigge i undermappen ”Delt med mig”.
Her får du overblik over alle postkasser delt med dig, selvom du fortsat ikke kan fastgøre eller markere specifikke som favoritter.
Der opstår en udfordring ved at holde øje med nye e-mails i de forskellige postkassemapper.
Vi forstår vigtigheden af at kunne overvåge relevante og nye e-mails, så lad os se på alternative løsninger.
- Ingen PST File support
I en nyere version i fremtiden, er PST File support planlagt, men på nuværende stadie er det ikke understøttet.
- Ingen COM/VSTO plugin support
Microsoft anbefaler udviklere at skifte til Web plugins
- Det er ikke muligt at genkalde e-mails, funktionen er erstattet af fortryd afsendelse
- Det er ikke muligt at højreklikke på en e-mail, for at finde relaterede beskeder
Følgende features er under udvikling lige nu
– Support af flere konti
– Offline adgang
Outlook gør hybridarbejde lettere med følgende funktioner
Microsoft arbejder kontinuerligt på at introducere nye funktioner og forbedringer til Outlook.
Outlook er et vigtigt værktøj for medarbejdere og arbejdsgivere, til at administrere tid og koordinere møder og aftaler, og som del af jeres samarbejde på tværs af Microsoft 365 andre produktivitetsværktøjer. Som del af det øget behov for fleksibilitet i hybridarbejdet, om du sidder hjemme eller remote, så har Outlook fortsat udviklet på værktøjer til at gøre arbejdsgangen glidende og effektiv.
Planlæg hvornår du vil sende mails på tværs af Outlook apps
Arbejder du med personer, enten på andre tidspunkter af døgnet eller andre tidszoner, er der behov for balance i samarbejdet på tværs af tid og rum. Ved at tidsplanlægge din mail, kan du skrive beskeden når du har tid, og få den leveret når din kollega har tiden – hvilket Viva Insights også kan hjælpe med.
For at bruge ‘’Planlæg afsendelse’’ skal du:
- Enten i browser eller mobilapp vælge Planlæg afsendelse
- Dernæst skal du vælge dag og tidspunkt for afsendelse af din mail
Efter du har planlagt din e-mail, kan du tilgå den i Kladder indtil den automatisk sendes på det planlagte tidspunkt. Du kan dermed stadig redigere eller slette de planlagte e-mails, så længe de stadig findes i Kladder.
Planlæg hvornår du er remote eller på kontoret
Den moderne arbejdskultur kræver nye løsninger, som tillader hybridmedarbejdere at navigere i hvornår og hvor folk arbejder fra.
Du indstiller din arbejdstimer og tilstedeværelse pr enkelt dag.
Du og dine kollegaer kan se hinandens arbejdssted og tid, når i fælles benytter jer af planlægningsassistenten i Outlook, på personkortet i Teams, eller når de åbner en persons kontaktkort.
Det nye Outlook er stadig ved at rulle ud, så funktionerne er måske ikke tilgængelige eller så oplever du en prøveversion med mangler.
Outlook og Teams
Mange af os kan opleve at komme en smule for sent til et møde, og har behov for hurtigt at sende en besked og informere om forsinkelse.
Som integrering af mødechats i din Outlook kalender, er det muligt at chatte direkte til de andre mødedeltagere.
Som et led i Microsoft 365 apps, er samarbejde essentielt på tværs af de programmer du bruger – allerede nu kan du se Loop-komponenter øverst når du sender en ny mail i Outlook.
Sådan kan du og dine kollegaer allerede arbejde fælles i jeres mailkorrespondance
Microsoft integrerer flere arbejdsopgaver, og du har mulighed for at svare eller starte en Teams-chat fra Outlook.
Med teams-chatten i indbakken, får du hastigheden fra øjeblikkelige beskedudveskling direkte i din mailindbakke.
Du kan fortsat holde øje med vigtige mails, men samtidig forholde dig til vigtige chats og spørgsmål forbundet til Teams – alt sammen uden at forlade Outlook.
Fordelen er at du kan klare kommunikationen uden at skifte mellem apps, for at deltage i samtaler og håndtere e-mails. Microsoft bestræber sig efter at gøre arbejdsoplevelsen lettere, ved at understøtte samarbejdet på farten og på afstand.
Det hele skal være tilgængeligt på ét sted for kollegaer og organisationer, hvor hensigten er at forenkle, men ikke at forvirre arbejdsprocessen.
For at holde styr på, hvor du have bestemte samtaler eller dele filer, kan du finde det hele i søgefunktionen. En søgning i Outlook vil vise dig alle de matchende resultater fra e-mails og beskeder fra Teams.
Indtil Copilot officielt er sat i værks som din personlige AI-assistent, så hjælper Outlook dig med at huske, på tværs af disse to kommunikationskanaler.
Du kan læse mere her, hvordan Microsoft Outlook fungerer i forbindelse med Microsoft Copilot
Outlook Kalender
Vi vil demonstrere nogle simple løsninger, hvor du kan sortere og overskue din Outlook kalender
Overskuelighed i dine kalendere
Det giver ikke mening at have flere Outlook kalendere, hvis ikke du kan se dem alle på én gang. Vi er ikke tilhængere af bøvlede tilgange, og derfor nyder vi at have overblikket. Du kan se op til ti kalendere samtidig, og har du valgt det nye Outlook, er følgende udklip eksempler på brugsfunktionerne.
For at tilføje flere kalendere skal du:
- Klik på kalender i Outlook
- Gå til Mine kalendere i venstre side
- Her kan du vinge flueben af, ved de kalendere som du vil se
Omdøb dine kalendere
At give dine kalendere specifikke navne, gør det overskueligt for dig selv, og for andre samarbejdspersoner som du giver tilladelse og deling til.
For at omdøbe dine kalendere skal du:
- Klik på Tilføj kalender og dernæst Rediger mine kalendere
- Vælg den kalender, du vil omdøbe (du kan også give den et valgfrit ikon)
- Klik på Omdøb kalender under fanen Mappe
- Skriv det ønskede navn, farve og anden relevant detalje, og tryk på Enter
Det er dog ikke muligt at omdøbe standardkalenderen i Outlook.
Farvekodning kan bruges til at gruppere dine Outlook kalendere og specifikke begivenheder
Ved brug af forskellige farver, alt afhængig hvad du synes overskueligt, kan det hjælpe dig til at skelne dem fra hinanden og peppe kalenderen en smule op. Som visen ovenover kan du altså gøre selve de forskellige kalendere farvet, men også i selve ugeplanen kan du kategorisere dine planer. Du kan f.eks. markere Deadlines med en markant farve for at holde tidsplanen.
For at farvekode dine planer og events skal du:
- Højreklik på den specifikke begivenhed du vil kategorisere
- Vælg farve af eget valg
- Du kan også vælge farven på en ny begivenhed, når du opretter en ny begivenhed
Mulighederne er mange, ift at designe dit layout for et overskueligt kalenderarbejde, men det er starttiden værd, for at få en mere effektiv tidsstyring på sigt
Hver sker der med personaliserede e-mailadresser?
Fra d. 30. november 2023, vil du ikke længere kunne tilknytte en ny personlig e-mailadresse til din Outlook mailboks. Det betyder, at hvis du vil knytte din virksomheds e-mailadresse til din Outlook E-mail, har du indtil datoen at gøre det.
Hvis du allerede har oprettet en personlig e-mailadresse, vil du ikke blive påvirket af ændringerne. Du kan blot fortsætte din brug uden afbrydelser. Men fjerner du e-mailadressen efter d. 30/11/23, vil du ikke kunne tilføje den igen.
Skifter du så mening, eller skal du blot have oprettet ny personlig e-mailadresse efter datoen, skal man overveje at skifte til Microsoft 365 Business Plans
Har du en Microsoft 365 binding, følger også ekstra adgange og goder til Outlooks premium features:
- Avanceret e-mail sikkerhed
- Kryptering af e-mails
- Reklamefri interface
- Større mailboks storage
- Premium support
Outlook og OneDrive cloud storage
Allerede fra d. 1. februar 2023 skete første opdatering; din cloud storage, der anvendes på de Microsoft 365 programmer du benytter, inkluderer data vedrørende Outlook og OneDrive. Ligesom ved Microsofts andre programmer, vil der fortsat være omfattende beskyttelse og sikkerhedsforanstaltninger for dine data.
Opdateringen påvirker ikke mængden af lagerplads du har tilgængelig i Outlook mailboksen. Det kan dog have indflydelse på din tilgængelige cloud storage i din OneDrive. For når du din storage-kvote, vil din evne til at sende og modtage e-mails i Outlook blive afbrudt.
Så er du e-mailtypen, ligesom mange af os andre, som aldrig sletter e-mails, kan du have gigabytes af gamle vedhæftede filer liggende i dine mailboks. Derfor kan en gennemgang anbefales: hvad har du ikke brug for, hvad kan du slette og er der mails med store billede eller video filer som blot ligger og fylder.
Her er listet hvad som medregnes i din Microsoft cloud storage:
- OneDrive filer, foto og video
- Personlige filer som du gemmer, får delt, uploader eller har synkroniseret med dine andre enheder
- Mobil kamerarulle, skærmbilleder og andre filer gemt på dit OneDrive
- Vedhæftede filer i Outlook og billeder vedhæftet i e-mails
- Vedhæftede filer, optagelser eller lign i Teams beskeder
Du kan tjekke din cloud storage og forbrug, ved at logge ind på din Microsoft konto på
Der er som nævnt ændringer på vej for Outlook, OneDrive og både måden du e-mailer på, men også brugen af selve e-mail domæner.
En sidste bemærkning om cloud storage for denne gang er:
En udfordring for organisationer kan være at vedhæfte videoer, der holder sig inden for en bestemt størrelse.
Microsoft Outlook Video Update, følger behovet for videokommunikation i form af markedsføring, træning, præsentationer eller kundesupport. Med denne funktion får du et værktøj til din organisationer, der kan dele større video filer, som ellers har synes svært at dele på andre platforme eller kanaler. Du behøver ikke længere at komprimere store video filer – for videoen gemmes på OneDrive og tilgås via et link.
I stedet for at bruge platforme og kanaler, som du normalt ikke opererer med, skal det derfor være muligt for dig og din organisation, at kunne dele større video filer blandt jeres Microsoft 365 programmer.
Vi er spændt på at høre fra jer, hvordan i benytter Outlook i jeres daglige arbejde og hvordan vi kan assistere i fremtidens brug af det!
