Microsoft 365 apps & Copilot – udgør fremtidens arbejde

Microsoft 365 apps & Copilot

I de seneste måneder har AI og især ChatGPT, været en del af organisationers og privatpersoners samtale. Hvad er det, hvordan fungerer det og hvad kan vi bruge det til?

Med forskning fra organisationen OpenAI, har flere større organisationer som Google og Microsoft lavet deres svar på OpenAI’s ChatGPT.

Googles svar kaldes Bard, og komplimenterer den allerede kendte søgefunktion. Dermed er den ikke ude på, at erstatte det som vi kender. Funktionen bliver i de følgende måneder rullet ud til flere lande. Bard bliver på sigt en visuel AI sprogmodel, med avanceret matematiske evner, kodningsevner og et stort idegenereringskoncept af tekst materiale, ud fra de prompter du altså fodrer Bard.

Med de forskellige store platforme der annoncerer AI, er der på nuværende tidspunkt frit lejde, til at undersøge de forskellige muligheder. 

Om man ønsker at udfolde sig kreativt i billede produktion med DALL-E, hjælp til tekster eller udregninger fra diverse chatbots, så synes det uundgåeligt ikke at forholde sig til kunstig intelligens fremkomst.

Det afgørende mener vi er, at medarbejdere tilegner sig grundlæggende færdigheder inden for kunstig intelligens. 

Hvis organisationer undlader at give deres medarbejdere den nødvendige uddannelse og færdigheder, til at udnytte teknologien optimalt, vil de risikere at miste tempo i forhold til konkurrenter. Denne udfordring ses ofte i takt med fremvoksende teknologier og nu med AI.

Vi undersøger de nye funktioner og assisterer hinanden med at forstå og begribe det nye landskab, hvorfor vi også så gerne vil sparre og dele viden med jer!

Microsofts banebrydende næste skridt for produktivitet, sker igennem Microsoft 365 Copilot, men senest var introduktionen af det nye AI-drevne, Bing- og Edge-browser. Microsoft kalder browserne, med opdateret GPT-4 sprogmodeller, for Copilot på internettet. 

Microsoft stopper ikke deres AI march ved de to browser opgraderinger, for med Copilot som redskab i dine Microsoft 365 apps, er der mange spændende ting i vente.

I marts annoncerede Microsoft 365 Copilot, som vil ændre den måde vi arbejder på, på tværs af de programmer vi kender og bruger, både privat og professionelt. For organisationer vil Copilot automatisere rutineopgaver, og frigøre dig og din tid til at fokusere på de ting, der er vigtigst for din organisation.

Microsoft 365 Copilot bliver integreret i hver enkelt af programmer og apps, og er i stand til at skrive eller redigere dokumenter, organisere data og udføre mange andre opgaver ved hjælp af avancerede sprogmodeller. Den gør brug af Microsoft Graph-data, hvilket giver den mulighed for at få adgang til filer på tværs af hele virksomheden og generere indhold baseret på disse værdifulde indsigter.

Med AI ser vi en ny æra for digital sikkerhed. Microsoft har udviklet Security Copilot, som sikrer dig og organisationer sikker brug af AI. Dine data tilhører dig, du giver tilladelse og kontrollerer hvordan de bruges af Copilot.

Vi skrev, tilbage i april, en artikel angående digital sikkerhed i forhold til Copilot – læs mere om det her:

Er du træt af at bruge timer på skabe dokumenter, præsentationer og regneark? Forestil dig, hvis der var en chatbot, der kunne hjælpe med at lette arbejdsbyrden på tidskrævende opgaver. I denne vejledning skriver vi om hidtidig introduktion, til den nye AI chatbot, som er specielt designet til Microsoft 365 apps.

Her er hvad Microsoft 365 Copilot skal kunne tilbyde de forskellige programmer og apps.

Word

Som sprogmodel med kunstig intelligens, udviklet af OpenAI, er det oplagt at anvende Copilot i Word. 

Ud fra maskinlæringsalgoritmer, overgår den ordbogsforventning til at forudsige det næste ord eller endda næste sætning, som du sandsynligvis vil skrive. Den navigerer forudsigelsen ud fra det du allerede har skrevet, med henblik på at hjælpe dig til at skrive mere effektivt.

Med Copilot og Word, kan du bede om udarbejdelse af et dokument baseret på data fra en anden fil, eller du kan bede den om at ændre i en eksisterende tekst. Den kan gøre din tekst mere præcis eller udvide en grov oversigt, som du har skrevet, for at skabe et længere sammenhængende udkast.

I Word kan du med Copilot:

  • Udarbejde et to siders projektforslag baseret på data, fra enten et tidligere dokument eller regneark
  • Gøre afsnit mere kortfattet
  • Ændre tonen i dokumentet til at være mere afslappet, professionel, passioneret eller taknemmelig
  • Lave et udkast på 1 side baseret på stikord

Excel

Copilot er ment til at analysere og udforske data, finde korrelationer og foreslå nyttige ”hvad nu hvis”-scenarier.

Med Copilot og Excel, kan du filtrere specifikke data, oprette en opsummeringsrapport eller generere grafer baseret på datene i et regneark. Du kan endda spørge om hypotetiske scenarier, for eksempel hvordan en bestemt variabel ville ændre sig, hvis du ændrede i en anden variabel.

I Excel kan du med Copilot:

  • Bede den om anbefalinger til at opnå resultater og bestemte værdier
  • Opdel salgs typer og kanaler for at sætte det op i en tabel
  • Fordøje virkningen af variabler og generere et diagram
  • Skabe model for hvordan en ændring i vækstrater for en variabel, kan påvirke en anden

PowerPoint

Med Copilot og PowerPoint får du mulighed for at oprette præsentationer, med dit ønskede antal dias baseret på data fra det valgte dokument. I denne kombination kan du også sammenfatte information i en kortere præsentation, samt ændre en punktopstilling til kolonner eller lave tekstunge slides om til en simpel opsummerende opstilling.

Et andet eksempel på brugen er, at på sigt, vil OpenAI’s billedgenerator, DALL-E, blive integreret i PowerPoint. Med enkle instruktioner kan du bede Copilot om at skabe fantastiske brugerdefinerede billeder, der giver dine præsentationer og historier liv. Som det er nu er det separate programmer, men med Copilot, kombinerer den DALL-E med PowerPoint, så man skriver sine prompter direkte til Copilot.

Et eksempel på et AI genereret billede kunne være ud fra denne prompt:

“AI within and across different platforms, all working together to make work easier and less time consuming.”

Hvorefter DALL-E genererer følgende billede, ud af flere muligheder:

I PowerPoint kan du med Copilot:

  • Anmode om at justere slides eller præsentationslayout, formatere tekst eller tidsindstille animationer
  • Oprette præsentationer med flere slides baseret på dine dokumenter
  • Tilføje relevante billeder
  • Sammenfatte længere præsentationer til kortere resumé, eller bulletpoints til koloner.

Teams

Med Copilot og Teams kan du på samme måde få tilbudt et overblik, over de emner du gik glip af på et møde, herunder specifikke emner nævnt, og f.eks hvad der var enighed og uenighed om. 

Du kan også generere lister over fordele og ulemper ved givent emne eller spørge om beslutninger, der er blevet truffet, og hvad næste skridt er.

Teams Business Chat er en funktion hvor du kan tale direkte med din Microsoft 365 Copilot. Til den kan du fortsat komme med alle mulige forespørgsler, som du må have på sinde. 

Du kan bede dem om en oversigt over alle oplysninger om et bestemt emne, herunder oplysninger fra chat, e-mails og dokumenter, eller bede Copilot om at skrive en oversigt over et projekt baseret på data fra forskellige kilder. 

Copilot kan også hjælpe i Viva Engage, den sociale netværksplatform, der er indbygget i Teams. Den kan her komme med forslag, til personlige indlæg eller hjælpe med at skrive bedre spørgsmål og skabe mere engagement.

I Teams kan du med Copilot:

  • Lave agenda og mødedagsorden baseret på dit sidste møde og samtale
  • Opsummere de vigtigste pointer fra mødet
  • Lave udkast til e-mailsvar omhandlende mødets udfald
  • Finde og research relevant data til emnet mødet handler om
  • Besvare simple brugskomplikationer af Teams
  • Foreslå icebreakers til teambuilding

Outlook

Med Copilot og Outlook kan den selvfølgelig skrive e-mails efter dine prompter og instruktioner, og den kan sende mødeinvitationer til dine modtagere.

F.eks kan du bede Copilot om at sende en mail, hvor du beder en person om at være oplægsholder til et møde, og så bliver det skrevet for dig. Du kan også bede om en bestemt tone i dine beskeder, eller at omformulere til at passe din tiltænkte kontekst. Hvis du har været på ferie eller væk i et stykke tid, kan du bede Copilot om at opsummere de e-mails, du er gået glip af.

Et andet eksempel kunne være, udarbejdelse af kundesvar at opsummere morgenens e-mails, markere beskeder der indeholder kundefeedback eller leverandørbemærkninger og dertil udarbejde tilpassede svar på hver enkelt henvendelse.

Copilot i Outlook styrker kommunikationen i e-mails og gør dem mere effektive, ved at tilbyde coachingtips og forslag til klarhed, stemning og tone, i brugernes sprog.

I Outlook kan du med Copilot:

  • Spare tid – hurtig adgang til dokumenter, oprette opgaver baseret på indholdet i dine e-mails og give oplysninger eller svare på e-mails.
  • Øge produktivitet – minde dig om kommende deadlines, foreslå møder baseret på din kalender og tilgængelighed og holde styr på din to-do liste.
  • Mindre stress – navigere en uoverskuelig indbakke
  • Samarbejde – give adgang til delte filter, sammenligne mødetidspunkter der fungerer for alle og oplyse om e-mailtråde du bør inkluderes i.

OneNote

OneNote og Copilot fungerer sammen ud fra dine prompter, som kan udarbejde og organisere dine planer, generere ideer, oprette lister og organisere information, så overskueligheden gør det nemt at finde det du har brug for.

Du bliver fri for at navigere frem og tilbage i dokumenter og andre apps, for i denne kombination arbejdes der på tværs af dine noter, billeder og data.

Alt foregår med Microsoft Security Copilot in mente, så alt sammen inden for Microsofts eksisterende forpligtelser til datasikkerhed og privatliv i organisationer, lige så vel som for den enkeltes privatliv.

I OneNote kan du med Copilot:

  • Opsummere noter i punktform på en ny side
  • Identificere ubesvarede spørgsmål på tværs af dine eksisterende noter og gruppere dem ét centralt sted
  • Lave en plan, der hjælper dig med at organisere dit arbejde

Det er kun ud fra dine egne ord og styring, at Copilot kan hjælpe med at forbedre din digitale notesbog.

Generelt kan Copilot hjælpe ansatte, med at lære at kende Microsofts programmer. Har du været vant til at kun benytte Word til notater eller Excel, kan Copilot hjælpe dig med at forstå et program som OneNote eller andre apps.

Vær ikke bange for AI, vær opmærksom

Kunstig intelligens er en simulation af menneskelig intelligens. Maskiner gør mange ting mulige, men vi skal være opmærksomme på begrænsningerne.

Ligesom med enhver anden transformerende teknoligt er der opgaver, hvor kunstig intelligens ikke er velegnet og heraf opstår ulemper ved AI. 

Indhold, resultater, billeder genereret af AI, kan indeholde unøjagtigheder, bias eller følsomt materiale. Der er fortsat begrænset reguleringer og reglementer for brug af AI, som dannes i takt med at vi lærer at anvende det. 

Vi har hidtil oplevet med chatbots, ChatGPT, at en begrænsning kan være over for aktuel viden. Eftersom informationer på internettet og anden kilde, det som den er trænet ud fra, er dateret til en vis dato.

En anden begrænsning kan være den menneskelige fortolkning, sarkasme, ironi eller humor. Selvom AI kan træffe beslutninger, er der aspekter den ikke tager højde for.

Det er afgørende, at du gennemgår og er opmærksom på alt indhold, der er genereret af chatbots og af andre AI redskaber.

Selvom Microsoft Bing- og Edge-browseren er flersproget og bredt tilgængeligt som ChatGPT, så er Copilot endnu stadig begrænset til USA og forstår kun engelske instrukser.

Vi venter spændt på at kunne bruge Copilot i sin fulde form! 

Hvis der stadig er bange anelser, så tøv ikke med at række ud så vi sammen kan italesætte mulighederne frem for begrænsningerne!