De fleste SMV’er med 50-100 brugere betaler for langt mere Microsoft 365, end de bruger. I køber ekstra antivirus, MDM og fildeling, som allerede er inkluderet i jeres licens. Med Microsoft 365 optimering kan I typisk fjerne overlappende værktøjer og inaktive licenser, før prisstigningerne rammer 1. juli 2026. Denne guide giver jer en konkret tjekliste, I kan bruge i dag.

Key takeaways

• Auditér licenserne først: Fjern inaktive brugere og konvertér fratrådte til delte postkasser (koster ingen licens).
• Stop dobbeltbetaling: Har I Business Premium, betaler I allerede for Defender og Intune. Opsig 3.-parts antivirus og MDM.
• Forbered prisstigningen: Microsoft hæver priser 5-33% på Basic/Standard fra 1. juli 2026 (Microsoft/PileumCorp, 2026). Business Premium ventes friholdt.
• Ryd op før Copilot: Rodede SharePoint-rettigheder gør AI til en sikkerhedsrisiko. Governance kommer før udrulning.
• Gør det til en kvartalsproces: Licensstyring skal være løbende, ikke en årlig overraskelse (CIOTech, 2026).

Hvorfor betaler mange SMV’er for meget for Microsoft 365?

Uden aktiv styring vokser M365-regningen af sig selv. Medarbejdere skifter job, men licenserne bliver stående. Nye værktøjer bliver købt ad hoc, uden at nogen tjekker, om funktionen allerede findes i platformen. Resultatet er licensspild og en voksende regning.

CIAOPS (2026) peger på, at SMV’er sjældent har ekspertisen til at “right-size” deres licenser og derfor betaler for meget. Det handler ikke om at skære i sikkerheden. Det handler om at bruge det, I allerede har.

Før: 12 licenser til fratrådte medarbejdere kører videre måned efter måned. Efter: Postkasserne konverteres til delte postkasser, adgangen lukkes, og I sparer licensomkostningen uden at miste data.

Sådan fjerner I dobbeltbetaling med Business Premium

Business Premium inkluderer Defender for Business og Intune (Microsoft, 2026). Det betyder, at mange virksomheder betaler dobbelt: én gang for licensen og én gang for et 3.-parts værktøj, der gør det samme.

Værktøjer I ofte kan opsige

• 3.-parts antivirus (fx Bitdefender, Webroot) → Defender for Business dækker endpoint-beskyttelse.
• Separat MDM-løsning → Intune styrer enheder, BitLocker og app-politikker.
• Ekstern fildeling (fx Dropbox) → OneDrive og SharePoint er allerede betalt.
• Tredjeparts videomøder → Teams dækker møder og kald for de fleste behov.

Før: Separat antivirus til 50 enheder og en MDM-licens oveni Premium. Efter: Defender og Intune aktiveres, de gamle abonnementer opsiges, og sikkerheden samles ét sted med bedre overblik.

Vil I have hjælp til at aktivere det, I allerede betaler for, kan vores Microsoft 365-drift stå for opsætningen.

Tjekliste: Optimér Microsoft 365 før næste fornyelse

1. Kortlæg inaktive brugere: Find konti uden login de sidste 30-90 dage. Hvad I kigger efter: fratrådte, testkonti og delte konti med licens.
2. Konvertér fratrådte: Skift til delt postkasse, hvor data skal bevares. En delt postkasse under 50 GB kræver ingen licens.
3. Match licensniveau til behov: Har alle brug for Premium? Frontline-medarbejdere klarer sig ofte med en billigere pakke.
4. Ryd op i 3.-parts værktøjer: Lav en liste over abonnementer, der overlapper med Defender, Intune, OneDrive og Teams.
5. Tjek fornyelsesdato og NCE-binding: Justér antal licenser 30 dage før fornyelse, mens I stadig kan.
6. Aktivér basissikkerhed: MFA og Conditional Access som minimum (CISA, 2026). Entra ID P1 er med i Premium.
7. Sæt kvartalsvis review: Gentag punkt 1-5 hver 3. måned, så spildet ikke bygger sig op igen.

Sådan forbereder I jer på prisstigningerne i juli 2026

Microsoft har varslet prisstigninger på 5-33% på Basic og Standard fra 1. juli 2026 (Microsoft/PileumCorp, 2026). Business Premium forventes friholdt. Det betyder, at optimering ikke bare handler om at spare — det handler om at undgå at blive ramt af en stigning på licenser, I måske ikke behøver.

Tre manøvrer inden fornyelse

• Right-size antallet: Fjern spildlicenser, så I ikke betaler den nye pris for konti, ingen bruger.
• Vurdér Premium som samlepakke: Hvis Premium er friholdt og alligevel erstatter 3.-parts værktøjer, kan opgradering være billigere samlet set.
• Timing: Gennemgå jeres aftale i god tid, ikke dagen før fornyelsen.

Læs mere om, hvordan vi håndterer løbende drift og licensstyring som en fast proces.

Ryd op i SharePoint før I ruller Copilot ud

Copilot bliver standard-interfacet i M365 i løbet af 2026 (Logically, 2026). Problemet er, at Copilot finder alt, brugeren har adgang til — også det, de ikke burde have adgang til. Er jeres SharePoint-rettigheder rodede, kan en almindelig medarbejder pludselig få opsummeret fortrolige dokumenter.

Før I aktiverer AI: ryd op i rettigheder, fjern “åben for alle”-mapper og sæt sensitivity labels via Microsoft Purview. For advokater og revisorer med fortrolige sagsdata er dette ikke til forhandling. Se vores tilgang til it-sikkerhed, hvis I skal have styr på governance først.

ROI-regnestykket for Copilot er enkelt: en bruger skal spare 30-74 minutter om måneden for at licensen (ca. 210 kr./md.) er tjent hjem (intranet.ai, 2026). Men gevinsten forsvinder hurtigt, hvis et datalæk lander på jeres bord.

Ofte stillede spørgsmål om Microsoft 365 optimering

Er Windows Defender godt nok til erhverv?

Defender for Business (i Business Premium) er en fuld erhvervsløsning med EDR og angrebsflade-reduktion — ikke det gratis forbrugerprodukt. For de fleste SMV’er er det tilstrækkeligt og ofte bedre integreret end 3.-parts antivirus.

Koster en delt postkasse en licens?

Nej, en delt postkasse under 50 GB kræver ingen licens. Derfor er konvertering af fratrådte medarbejderes postkasser en direkte besparelse.

Hvor meget stiger Microsoft 365 i pris i 2026?

Der er varslet 5-33% på Basic og Standard fra 1. juli 2026 (Microsoft/PileumCorp, 2026). Business Premium forventes friholdt.

Kan Teams erstatte Zoom?

For de fleste interne og eksterne møder, ja. Teams er inkluderet i jeres licens, så et separat Zoom-abonnement er ofte overflødigt.

Kræver Conditional Access Business Premium?

Conditional Access kræver Entra ID P1, som er inkluderet i Business Premium. Har I Premium, kan I slå det til uden ekstra licens.

Kan Copilot læse mine fortrolige filer?

Copilot ser alt, brugeren selv har adgang til. Derfor skal SharePoint-rettigheder ryddes op, før I ruller Copilot ud, ellers risikerer I, at medarbejdere kan få vist data, de ikke burde se.

Hvor ofte bør vi gennemgå licenserne?

Kvartalsvis. Et review hver 3. måned fanger inaktive brugere og overlappende værktøjer, før spildet bygger sig op (CIOTech, 2026).

Sådan kommer I i gang

1. Træk en rapport over inaktive brugere i M365 Admin Center i dag.
2. Konvertér fratrådte medarbejderes postkasser til delte postkasser.
3. Lav en liste over alle 3.-parts abonnementer, der overlapper med Defender, Intune, OneDrive og Teams.
4. Aktivér MFA og Conditional Access på alle konti.
5. Sæt en kvartalsvis dato i kalenderen til at gentage gennemgangen.
6. Book et licens-tjek hos os, hvis I vil have hjælp til at eksekvere ændringerne til fast pris.