Jeres Microsoft 365-licenser koster sandsynligvis mere, end I tror. Ikke fordi Microsoft er for dyr, men fordi de fleste SMV’er betaler for brugere, der ikke logger ind, licenser der er overdimensionerede, og gebyrer de aldrig har hørt om. Denne artikel giver jer det finansielle overblik over M365-licensering – og en konkret plan til at skære det overflødige væk.

Det vigtigste I tager med

• 32 % af SaaS-licenser er spild: Kortlæg inaktive brugere og overdimensionerede licenser kvartalsvist (Flexera State of ITAM, 2025).
• NCE-gebyrer rammer likviditeten: Månedlig betaling koster nu 20 % mere end årlig binding – plus et ekstra 5 % gebyr indført april 2025.
• Kreditkort-køb = ingen governance: Flyt til en CSP-partneraftale for at få overblik, dansk fakturering og kontrol over hvem der bestiller hvad.
• Business Standard mangler sikkerhed: Conditional Access og Intune kræver Premium – uden dem er NIS2-compliance urealistisk.
• Copilot kræver oprydning først: Køb ikke AI-licenser, før jeres grundlicenser og informationsbeskyttelse er på plads.

Hvorfor Microsofts NCE-aftale koster jer mere end I regner med

Microsoft indførte New Commerce Experience (NCE) for at standardisere licenshandlen. For jer som SMV betyder det to ting:

1. Fleksibilitet er blevet dyrt. Vælger I månedlige licenser frem for årlig binding, betaler I ca. 20 % ekstra (Ntiva, 2025). For en virksomhed med 50 brugere på Business Premium løber det op i titusindvis af kroner om året.

2. Det nye 5 %-gebyr. Siden april 2025 lægger Microsoft 5 % oven i prisen, hvis I betaler jeres årlige NCE-licenser månedligt i stedet for forud (Flexera, 2025). Det rammer likviditeten hos virksomheder, der troede, de havde budgetteret korrekt.

Før: I køber licenser ad hoc via Microsofts portal, betaler månedligt og har ingen samlet oversigt.
Efter: I samler alle licenser i en årlig CSP-aftale med kvartalsvise gennemgange. Besparelse: 20–25 % på licensudgiften alene.

Sådan finder I jeres inaktive Microsoft 365 licenser

Ifølge Flexera (2025) er op mod 32 % af SaaS-licenser i en gennemsnitsvirksomhed underudnyttede eller helt inaktive. Den hyppigste årsag? Manglende offboarding.

Når en medarbejder fratræder, glemmer mange virksomheder at nedlægge licensen. Under NCE kan I ikke bare annullere en årlig licens midt i perioden – den kører videre, og I betaler.

Før: HR melder fratrædelse, men IT får først besked uger senere. Licensen kører i måneder.
Efter: Automatiseret offboarding-flow mellem HR-system og M365 Admin Center. Licensen frigives inden for 48 timer, og adgangen lukkes samme dag.

Tjekliste: 7 trin til at auditere jeres M365-licenser

Brug denne tjekliste kvartalsvist. Hvert trin tager 15–30 minutter for en virksomhed med under 100 brugere.

Trin	Handling	Hvad I kigger efter
1	Eksportér brugerliste fra M365 Admin Center	Brugere der ikke har logget ind i 30+ dage
2	Krydstjek med HR’s aktive medarbejderliste	Fratrådte medarbejdere med aktiv licens
3	Kortlæg licenstyper pr. bruger	Brugere med Premium der kun bruger Outlook og Teams
4	Identificér dobbeltlicenser	Tredjeparts antivirus/MDM der overlapper med Defender/Intune
5	Tjek NCE-bindingsperioder	Licenser der kan nedskaleres ved næste fornyelse
6	Dokumentér Copilot-grundlag	Brugere med Copilot-licens uden Business Standard/Premium
7	Beregn årlig besparelse og prioritér ændringer	Samlet spild i kroner – præsentér for ledelsen

Hvorfor kreditkort-køb hos Microsoft er en forretningsrisiko

Mange SMV’er køber licenser direkte i Microsofts portal med et firmakort. Det virker nemt. Men det skaber tre problemer:

1. Ingen central governance. Hvem bestiller? Hvem godkender? Når en IT-medarbejder kan trække licenser frit, mister CFO’en overblikket.
2. Ingen partner-rådgivning. Microsoft sælger licenser – de rådgiver ikke om, hvilken kombination der passer jeres sikkerhedskrav eller compliance-forpligtelser.
3. Ingen konsolideret faktura. I får spredte kreditkorttransaktioner i stedet for én dansk faktura med specifikation pr. bruger og licenstype.

En CSP-partneraftale (Cloud Solution Provider) giver jer én kontaktflade, dansk support og mulighed for at justere licenser løbende – inden for NCE-reglerne.

Fejl der koster: Business Standard vs. Premium

Business Standard koster mindre pr. bruger. Men prisen mangler tre funktioner, som CISA anbefaler som minimumsstandard:

• Conditional Access: Styrer hvem der kan logge ind, hvorfra og på hvilke enheder. Uden det har I ingen adgangskontrol ud over password.
• Intune (MDM): Håndterer og sikrer mobile enheder og bærbare. Uden Intune kan I ikke håndhæve kryptering eller fjernslette en mistet enhed.
• Defender for Office 365: Avanceret beskyttelse mod phishing og malware i mails og filer.

Ifølge Forrester giver konsolidering af tredjeparts sikkerhedsværktøjer ind i Business Premium en ROI på over 300 %, fordi I erstatter separate antivirus- og MDM-løsninger. Har I allerede NIS2-forpligtelser, er Premium reelt et minimumskrav – ikke en luksus.

Copilot kræver oprydning – ikke bare en ekstra licens

Copilot for Microsoft 365 kræver en grundlicens på minimum Business Standard eller Premium. Men det er ikke nok. Ifølge Microsofts egne krav skal jeres data være klassificeret og beskyttet via Purview – en funktion der kun er fuldt tilgængelig i Premium.

Køber I Copilot til brugere uden den rette grundlicens, spilder I penge. Køber I Copilot uden Purview, risikerer I, at AI’en eksponerer følsomme data internt. Auditér jeres licensgrundlag før I ruller Copilot ud.

Ofte stillede spørgsmål om Microsoft 365 licenser erhverv

Hvad er NCE, og hvorfor påvirker det min M365-pris?

NCE (New Commerce Experience) er Microsofts aftalestruktur for licenshandel. Den binder jer typisk i 12 måneder og pålægger gebyrer for månedlig betaling. Vælger I månedlig fleksibilitet, betaler I ca. 20 % mere end ved årlig binding.

Hvor meget kan vi spare ved at auditere vores M365-licenser?

Flexera (2025) estimerer, at 32 % af SaaS-licenser er underudnyttede. For en virksomhed med 50 brugere kan det betyde fem-seks-cifrede beløb årligt i unødvendige licensudgifter.

Hvad er forskellen på at købe M365 direkte hos Microsoft og via en CSP-partner?

Direkte køb giver jer licenser, men ingen rådgivning, ingen konsolideret faktura og ingen hjælp til op- og nedskalering. En CSP-partner som A-one Solutions håndterer licensstyring, sikkerhedsrådgivning og dansk support.

Kan vi nedskalere licenser midt i en NCE-periode?

Årlige NCE-licenser kan som udgangspunkt ikke nedskaleres før bindingsperiodens udløb. Planlæg derfor licensbehov kvartalsvist og koordinér med jeres CSP-partner, så I undgår at betale for fratrådte medarbejdere.

Er Business Premium nødvendig for NIS2-compliance?

I praksis ja. NIS2 kræver adgangskontrol, enhedsstyring og logning – funktioner der kun er inkluderet i Business Premium (Conditional Access, Intune, Defender). Standard dækker ikke disse krav.

Hvad kræver Copilot for Microsoft 365 af grundlicens?

Minimum Business Standard eller Premium. Men for at beskytte data korrekt anbefales Premium med Purview. Uden informationsbeskyttelse risikerer I, at Copilot deler følsomme oplysninger med forkerte brugere.

Hvor ofte bør vi gennemgå vores Microsoft 365 licenser?

Kvartalsvist som minimum. Kombinér gennemgangen med HR’s fratrædelsesrapporter, så I fanger inaktive licenser inden næste faktureringsperiode.

Tre skridt I kan tage i denne uge

1. Eksportér jeres brugerliste fra M365 Admin Center og krydstjek med HR. Identificér alle brugere, der ikke har logget ind i 30+ dage, og markér dem til nedskalering ved næste NCE-fornyelse.
2. Beregn jeres NCE-gebyr. Tjek om I betaler månedligt på årlige licenser. Hvis ja, skift til forudbetaling eller kontakt jeres CSP-partner for at genforhandle vilkårene.
3. Book en licensgennemgang. Få en uvildig vurdering af, om jeres licensmix matcher jeres reelle behov – og om I er klar til Copilot og NIS2-kravene.