Microsoft Extended Service Terms: sådan undgår I ekstra regning

I kan slå auto-renew fra i Microsoft CSP og tro, at licensen stopper på udløbsdatoen. I praksis kan I ende på Microsoft Extended Service Terms, hvor servicen fortsætter – men til en dyrere “premium” sats. Resultatet er ofte en ekstra regning, der først bliver opdaget, når budgettet er brugt. Her får I en enkel proces, der gør udløb til en planlagt beslutning, ikke en overraskelse.

• Spot risikoen 60–90 dage før udløb: Kortlæg subscriptions og ejere, så intet “løber videre” uden ansvar.
• Undgå måned 13-fælden: Aftal på forhånd om I fornyer, nedskalerer eller lukker – og gør det aktivt i tide.
• Brug EST bevidst (kort): Køb tid til oprydning og leverandørskifte, men sæt en stopdato og en beslutningsdeadline.
• Kontrollér fakturalinjer: Kig efter ændret SKU/linje, typisk skift mod månedlig flex/premium (CSP/NCE).
• Beskyt drift og compliance: EST kan forhindre afbrydelser og hjælpe “availability” (ISO 27001/NIS2), men det skal styres.

Hvad er Microsoft Extended Service Terms – og hvorfor kommer regningen?

Extended Service Terms (EST) er Microsofts mekanisme i CSP/NCE-livscyklussen, der kan holde en service kørende efter “Subscription End Date”. Pointen er at undgå pludselige stop og datatab. Prisen i EST-perioden er typisk på en premium rate (ofte i retning af månedlig NCE-pris) i stedet for jeres billigere årlige binding.

Microsoft har samtidig fjernet den tidligere “gratis” grace-periode. Konsekvens: brug efter udløbsdato koster. (Kilde: Microsoft Partner Center docs om NCE lifecycle management, 2025/2026 opdateringer.)

Hvorfor EST rammer CFO’en hårdt (og hvorfor IT ofte misser den)

EST ser ud som “normal drift”, indtil fakturaen lander. Distributører beskriver, at EST kan fremgå som en separat linje eller en ændret SKU, og at økonomisystemer ofte ikke fanger prisglidet tidligt, fordi totalen ligner sidste måned. (Kilde: CSP-distributør roadmaps, 2025/2026.)

Samtidig peger Gartner/Forrester på, at mange virksomheder får uønskede fornyelser eller gebyrer, fordi beslutningsprocessen er for langsom. Deres anbefaling er at bruge EST strategisk ved skifte/nedskalering – ikke som en sovepude. (Kilde: Gartner/Forrester Tech Buying Trends, 2026.)

Før → Efter #1
Før: Auto-renew slås fra, og ingen ejer følger op. Udløbsdato passerer, og I betaler premium uden at vide det.
Efter: I har en fast “Renewal owner” pr. subscription + påmindelser 90/60/30 dage før. Udløb bliver en aktiv beslutning, og EST bruges kun, hvis det er planlagt.

Tjekliste: Sådan styrer I NCE fornyelse uden EST-overraskelser

Brug tjeklisten som jeres interne “Microsoft licens fornyelse regler”-proces. Den virker uanset om I kører Microsoft 365, Azure-tilknyttede services, sikkerhedsprodukter eller add-ons.

Tid før udløb	Hvad I gør	Hvad I kigger efter	Beslutningsregel
90 dage	Kortlæg alle CSP/NCE subscriptions + slutdato + ansvarlig	Subscriptions uden ejer, uklare cost centers, manglende kontraktnoter	Ingen ejer = stop for nye indkøb på den subscription, indtil ejer er udpeget
60 dage	Auditér forbrug og rettigheder	Inaktive brugere, dubletter, add-ons ingen bruger, “pilot-licenser” der aldrig blev slukket	Hvis licens ikke kan knyttes til en aktiv rolle/arbejdsopgave: plan for nedskalering
45 dage	Vælg strategi: forny / skift / luk / kort EST	Headcount-prognose, kommende projekter, leverandørskifte, compliancekrav til logs	Hvis I mangler data til beslutning: brug EST max 1–2 fakturaperioder med fast deadline
30 dage	Gennemfør ændringen i Partner Center (eller via partner)	At ændringen er “effective” og dokumenteret, og at økonomi er orienteret	Ingen ændring registreret = eskalér til CFO/IT-chef samme dag
0–7 dage efter	Fakturatjek + teknisk tjek af service	Ny linje/SKU, skift til månedlig flex/premium, uventet prisniveau	Afvigelse over fast tærskel = opret sag og korrigér med det samme

Fejl der koster penge ved Microsoft 365-udløb

1) “Auto-renew OFF” bliver tolket som “stop alt”

Mange forventer, at slukket auto-renew betyder deprovisionering på udløbsdatoen. I NCE-livscyklussen kan det i stedet betyde, at I glider over i en betalt periode (EST), så driften fortsætter. Løsningen er ikke kun en setting – det er en beslutning + eksekvering.

2) Ingen fast rapportering på subscriptions med slutdato

Hvis I kun ser på månedlig totalfaktura, ser I for sent, at en enkelt subscription har skiftet prislogik. Lav en udløbsrapport pr. cost center og følg den som en fast driftstask.

3) Add-ons bliver glemt i oprydningen

Basislicenser får opmærksomhed. Add-ons gør ikke. Det er ofte add-ons (fx sikkerhed og produktivitetsudvidelser), der giver de mærkelige linjer på fakturaen ved skift i vilkår. I skal segmentere pr. SKU og dokumentere “hvem bruger hvad – og hvorfor”.

Før → Efter #2
Før: IT lukker en licens ned, men glemmer at informere økonomi om, hvordan fakturaen ser ud i overgangsperioden. Regnskab opdager først efter 2–3 måneder, at en SKU er skiftet til premium.
Efter: Økonomi får en fast “forventet faktura”-note ved hver ændring (SKU, antal, prislogik) + en månedlig afvigelsesrapport på linjeniveau.

Hvordan vælger I mellem fornyelse, nedskalering og kort EST?

Brug disse beslutningsregler, når I står 30–60 dage før udløb:

1. Forny (annual/commit), hvis I har stabilt headcount og kender jeres behov i 12 måneder. Prioritér dette for kerne-licenser, hvor afbrydelse er uacceptabel.
2. Nedskalér før udløb, hvis I kan dokumentere, at roller/brugere er væk. Gennemfør offboarding, fjern licenser og luk for dubletter.
3. Brug EST kort, hvis I aktivt er i gang med oprydning, organisationsændring eller leverandørskifte, og I vil undgå driftstop. Sæt en fast slutdato og en beslutningsdag i kalenderen.
4. Luk/opsig aktivt, hvis servicen ikke længere har en forretningsfunktion, og data er arkiveret efter jeres retention-krav.

FAQ om Microsoft Extended Service Terms (EST)

Hvad er Microsoft Extended Service Terms helt konkret?

Det er en periode efter udløbsdatoen, hvor Microsoft kan fortsætte jeres service i CSP/NCE, så I ikke mister adgang fra dag til dag. Til gengæld bliver brugen faktureret til en premium/månedlig sats.

Hvordan undgår vi automatisk fornyelse i Microsoft 365 uden at ryge på EST?

Lav en aktiv plan: udpeg en ejer, beslut forny/opsig senest 30 dage før, og verificér i Partner Center, at ændringen er registreret. Slukket auto-renew alene er ikke en proces.

Hvor kan vi se på fakturaen, at vi er på EST?

Kig efter en ny linje eller ændret SKU, ofte et skift fra årlig til månedlig flex/premium. Sammenlign linjeniveau måned for måned – ikke kun totalbeløbet.

Er EST en dårlig idé?

Nej, hvis I bruger den bevidst. Tommelfingerregel: brug EST som en kort bro (fx 1–2 fakturaperioder) til oprydning eller skifte. Hvis EST bliver “standard”, betaler I typisk mere uden at få ekstra værdi.

Påvirker EST drift og compliance (ISO 27001/NIS2)?

Ja. Fordelen er, at I kan undgå pludselige afbrydelser og potentielt datatab, hvilket understøtter tilgængelighedskrav. Ulempen er budgetrisiko, hvis perioden ikke er styret og dokumenteret.

Gælder EST også for add-ons som sikkerhed og Copilot?

EST er knyttet til subscription-livscyklussen i CSP/NCE, så add-ons kan også blive en del af regnestykket. Praktisk regel: gennemgå altid add-ons pr. SKU sammen med basislicenser, fordi en enkelt dyr add-on kan dominere merforbruget.

Afslutning: 6 skridt I kan gøre i denne uge

1. Træk en liste over alle CSP/NCE subscriptions med slutdato og cost center.
2. Udpeg én ejer pr. subscription (navn, mail, backup-person) og læg ejerskab i jeres driftshåndbog.
3. Opret kalenderpåmindelser 90/60/30 dage før udløb + en eskalationsregel til CFO/IT-chef.
4. Auditér licenser og add-ons: match hver SKU til en aktiv bruger/rolle, og planlæg nedskalering.
5. Beslut strategi senest 45 dage før: forny, skift, luk eller planlagt kort EST med fast deadline.
6. Lav fakturatjek på linjeniveau måneden efter: flag nye SKUs, prislogik og afvigelser, og korrigér med det samme.