Betaler I for “spøgelses-brugere”? Sådan finder I 20–35% spild i jeres Microsoft 365-licenser

Hvis jeres Microsoft 365-regning er vokset de sidste 12–24 måneder, er I ikke alene. Mange SMB’er opdager først for sent, at de betaler for licenser, der ikke bliver brugt – eller som er “for store” til rollen. Analysedata fra CoreView/Gartner peger på, at op mod 56% af tildelte Microsoft 365-licenser kan være inaktive, underudnyttede eller fejltildelte. Her får I en praktisk guide til at finde spildet, rydde op og bruge pengene smartere (fx på sikkerhed og compliance).

Key takeaways (det I kan gøre i dag)

• Start i Microsoft 365 Admin Center: Brug Usage Reports til at finde inaktive brugere og lav en “30/60/90-dages” liste.
• Stop “leaver-lækage”: Indfør en fast offboarding-rutine: blokér login → konvertér mailbox → fjern licens.
• Undgå E5-fælden: Tjek om E5 er tildelt “for en sikkerheds skyld” – data viser, at ca. 27% kan stå unassigned i perioder (Colligo 2025).
• Copilot-licenser skal måles, ikke håbes: Flyt Copilot til de roller, der bruger det; fjern fra “non-knowledge workers”, hvor debatten om spild fylder (TechCommunity, feb. 2026).
• Timing betyder penge: Læg oprydning op mod jeres NCE-fornyelse, så I ikke låser jer til et for højt antal.

Hvorfor Microsoft 365 licens optimering betaler sig (også for sikkerheden)

Licensspild er sjældent én stor fejl. Det er summen af små ting: fratrådte medarbejdere, projektkonti, dubletter, roller der har fået E5 “for at være på den sikre side”, og add-ons (som Copilot) der aldrig bliver brugt. Flere analyser peger på, at mellemstore virksomheder typisk spilder 20–35% af deres M365-budget på licenser og features, der ikke skaber værdi.

Den gode nyhed: Oprydning i licenser er ofte den hurtigste måde at frigøre budget til de ting, der faktisk reducerer risiko (MFA/Conditional Access, endpoint-sikkerhed, backup, logging, compliance-arbejde) – uden at I “skærer ind til benet”.

Framework: 7-trins licens-tjek (som I kan køre hver måned)

Brug denne tjekliste som jeres faste proces. Målet er at gøre licensoptimering til drift – ikke et årligt panikprojekt før budgetmødet.

1. Find inaktive brugere (30/60/90 dage): Gå i Microsoft 365 Admin Center → Reports → Usage og kig efter brugere uden aktivitet i Exchange/Teams/SharePoint/OneDrive.
2. Krydstjek “enabled sign-in” vs. behov: Inaktive brugere med aktivt login er både spild og en sikkerhedsrisiko.
3. Identificér “oversized” licenser: Brugerlister hvor E5/E3 er tildelt, men brugsmønsteret matcher en lettere licens (fx Business Premium eller E3 + få add-ons).
4. Offboarding-kontrol: Udtræk liste over brugere, der er stoppet (HR) og bekræft at konto, grupper og licens er håndteret.
5. Copilot-adoption: Lav en “prompt-aktivitet”/brugerliste og definér et minimumskrav for at beholde licensen (fx aktiv brug hver uge eller måned).
6. NCE & fornyelser: Notér jeres fornyelsesdato(er) og lav en “cutline” (fx 45 dage før), hvor I justerer antal ned.
7. Dokumentér beslutningsregler: En side med regler for hvem der får hvad (roller → licens), så nyansættelser ikke starter en ny over-licenseringscyklus.

Den hurtige diagnose: Hvor gemmer spildet sig typisk?

E3 vs E5 vs Business Premium: sådan undgår I “gold plating”

Det er fristende at standardisere på én “top-licens”, fordi det føles enkelt. Men i praksis skaber det ofte over-licensering. Især E5 bliver tit købt af sikkerhedshensyn, men uden at funktionerne bliver taget i brug. Eksterne data peger på, at en betydelig andel af E5-licenser kan stå ubrugte eller endda unassigned i længere perioder (Colligo 2025 nævner ca. 27% unassigned).

En praktisk tommelfingerregel:

• Business Premium passer ofte godt til mange SMB-roller, hvor man vil have en stærk “standardpakke” med fokus på produktivitet og sikkerhed – uden at betale for alt.
• E3 giver mening, når brugeren har tungere behov (compliance, større miljøer, enterprise-krav) og I allerede arbejder struktureret med governance.
• E5 bør reserveres til roller/teams, hvor I reelt udnytter E5-funktioner og har tid/kompetencer til at konfigurere dem rigtigt.

Pointen er ikke at nedgradere “for enhver pris” – men at tildele licenser efter rolle og risiko. Det er ofte både billigere og mere sikkert.

Copilot: Hvornår giver det mening – og hvornår er det spild?

Copilot kan være en klar produktivitetsgevinst for vidensarbejdere, der skriver, analyserer og arbejder på tværs af mail, dokumenter og møder. Men mange virksomheder købte Copilot-licenser i 2024/25 “for at komme i gang” og har bagefter opdaget, at en del licenser ikke bliver brugt. I 2026 fylder debatten især omkring Copilot til non-knowledge workers (TechCommunity, feb. 2026): hvis jobbet primært er drift, lager, reception eller produktion, er værdien ofte mindre – medmindre der er meget konkrete use cases og træning.

3 beslutningsregler for Copilot-tildeling

1. Tildel efter jobfunktion: Start med teams, der producerer tekst/indhold, analyserer data eller har høj møde- og mailmængde.
2. Krav om adoption: Hvis en bruger ikke har aktiv brug efter fx 30 dage (eller et defineret minimum), så flyt licensen til næste på listen.
3. Gør data sikkert før I skalerer: Copilot forstærker det, brugerne allerede kan finde. Sørg for basale adgangsrettigheder, SharePoint/Teams-struktur og sensitivitet før bred udrulning.

Offboarding: den mest oversete kilde til både spild og risiko

Leavers er ofte den hurtigste gevinst. Når en medarbejder stopper, bør I ikke kun tænke på licensen – men på adgange, enheder, tokens og delte postkasser. En simpel standardproces kan både spare penge og reducere risikoen for uautoriseret adgang.

Mini-tjekliste: Sikker (og billig) offboarding

1. Blokér login med det samme (og kræv password reset hvis relevant).
2. Fjern eller gennemgå gruppemedlemskaber (Teams, SharePoint, sikkerhedsgrupper).
3. Konvertér mailbox til Shared Mailbox hvis der er behov for at bevare mail uden brugerlicens.
4. Overfør OneDrive/ejerskab til nærmeste leder eller en teamkonto efter jeres policy.
5. Fjern licensen når data er sikret, så I ikke betaler videre.
6. Dokumentér sagen (hvem, hvornår, hvad blev fjernet) af hensyn til compliance.

NCE og fornyelser: sådan undgår I at låse jer fast i for højt antal

Med Microsofts NCE-modeller kan timingen være afgørende. Hvis I auto-fornyer uden at rydde op, risikerer I at binde jer til et for højt licensantal i endnu en periode. Planlæg derfor en fast “fornyelsesgennemgang” og brug jeres usage-data som beslutningsgrundlag.

Praktisk rutine: Sæt en kalenderpåmindelse 45–60 dage før fornyelse: kør 7-trins licens-tjekket, få HR-leaver-liste, og lav en nedjustering af puljen, før I forpligter jer.

FAQ: Microsoft 365 licensoptimering

Hvordan finder jeg inaktive Microsoft 365-licenser?

Start i Microsoft 365 Admin Center → Reports → Usage. Kig efter brugere med 0 aktivitet i fx Teams, Exchange, OneDrive og SharePoint over 30/60/90 dage. Brug 30 dage til hurtige “lavthængende frugter” og 90 dage til at identificere konti, der sandsynligvis kan fjernes eller nedgraderes.

Hvor meget kan en SMB typisk spare på licenser?

Mange mellemstore virksomheder ligger ofte i størrelsesordenen 20–35% spild på M365-budgettet, når man medregner leavers, dubletter og underudnyttede licenser. Det konkrete tal afhænger især af, hvor stram jeres offboarding og rollebaserede licensmodel er.

Hvornår giver E5 mening – og hvornår er E3 eller Business Premium nok?

E5 giver mening, når I faktisk bruger de E5-specifikke security/compliance-funktioner og har tid/kompetencer til at drive dem. Hvis brugeren primært har standard produktivitetsbehov, er Business Premium eller E3 ofte nok. En god tommelfingerregel er at kræve en begrundelse pr. rolle for E5 (fx “kræver avanceret compliance” eller “kræver specifikke sikkerhedsfunktioner”).

Vi har købt Copilot-licenser – hvordan måler vi om de bliver brugt?

Lav en månedlig opfølgning på, hvem der reelt bruger Copilot, og sæt et simpelt minimumskrav (fx “aktiv brug hver uge” eller “x anvendelser pr. måned”). Hvis en bruger ikke er i gang efter 30 dage, så flyt licensen til en anden bruger og tilbyd målrettet træning til de teams, hvor værdien er høj.

Hvad gør vi med en fratrådt medarbejders mailbox, hvis vi vil stoppe licensen?

Typisk kan I konvertére til Shared Mailbox (hvis jeres setup tillader det), give den relevante leder adgang og derefter fjerne brugerlicensen. Husk også at håndtere OneDrive og fjerne adgange til Teams/SharePoint. Det sparer penge og reducerer risikoen for, at kontoen bliver misbrugt.

Hvordan undgår vi at licensspildet kommer tilbage om 6 måneder?

Indfør to faste rutiner: (1) en månedlig licens- og aktivitetsgennemgang (30/60/90 dage), og (2) en rollebaseret tildelingsmodel (hvem får hvilken licens og hvorfor). Kombinér med en stram offboarding-proces, så “leaver-lækage” ikke genopstår.

Konklusion: 5 konkrete skridt I kan tage i denne uge

1. Kør Usage Reports og lav en liste over brugere uden aktivitet i 60–90 dage.
2. Krydstjek listen med HR (leavers, orlov, projektkonti) og beslut: fjern, deaktiver eller nedgrader.
3. Lav en “rolle → licens”-matrix (inkl. hvornår E5 og Copilot er berettiget).
4. Implementér en standard offboarding-tjekliste i jeres IT/HR-proces (så licensen ikke løber videre).
5. Planlæg en fornyelsesgennemgang før jeres næste NCE-forpligtelse, så I justerer antal i tide.