Copilot i Teams møder uden optagelse: sådan gør I

I dropper ofte Copilot i ledelsesmøder, fordi I ikke vil have optagelser eller transskription liggende bagefter. Samtidig ender beslutningerne i en privat OneNote, et løst Word-dokument eller slet ingen steder. Med Copilot i Teams møder uden optagelse kan I få AI-hjælp i rummet, uden at mødet bliver til en ”permanent” optagelse. Her får I en praktisk tjekliste til privacy, governance og GDPR i Microsoft 365.

• Få hjælp uden optagelse: Aftal møde-setup og politikker, så Copilot kan bruges uden at slå recording/transskription til.
• Undgå Shadow IT-noter: Beslut hvor mødereferat og action points må gemmes, og håndhæv det med Purview.
• Styr hvem der må bruge Copilot: Segmentér adgang pr. rolle (ledelse, HR, Legal) og brug en standard for fortrolige møder.
• Gør det revisionsklart: Definér logning, opbevaring og DLP-regler, så I kan dokumentere jeres Microsoft Teams privacy-setup.
• Test før udrulning: Kør en 2-ugers pilot med 3 møde-typer og mål kvaliteten af beslutningsnoter.

Hvorfor vil ledelsen bruge Copilot, men ikke optagelser?

De fleste fortrolige møder har to reelle behov: (1) overblik over beslutninger og opfølgning, (2) mindst muligt ”digitalt efterladenskab”. Når optagelse eller transskription bliver et krav i praksis, sker der typisk én af to ting: I slår funktionen fra og mister værdien, eller I tænder den og bliver utrygge ved, hvor data ender.

Før → Efter #1
Før: Bestyrelsesnoter ligger i private dokumenter, og opgaver bliver glemt i chat-tråde.
Efter: I bruger Copilot i Teams møder uden optagelse til at samle beslutninger og action points i en aftalt, kontrolleret placering (fx et dedikeret Team/SharePoint-site) med retention og adgangsstyring.

Sådan fungerer Copilot i Teams møder uden optagelse (praktisk forståelse)

Microsoft har rullet en mulighed ud, hvor Copilot kan bruges i møder uden at I nødvendigvis aktiverer transskription eller optagelse. Det reducerer friktionen i fortrolige møder, men fjerner ikke behovet for governance. I skal stadig beslutte:

• Hvem der må starte Copilot i møder (og i hvilke møder).
• Hvilke data Copilot må arbejde med (mødechat, filer, delt indhold).
• Hvor output må ende (chat, mail, dokument, opgaveværktøj).

Kilde til feature-retning: Microsoft Roadmap / Tech Community (Roadmap ID 381747).

Tjekliste: Privacy- og governance-setup før I tænder for Copilot

Brug tjeklisten som beslutningsgrundlag. Hvis I ikke kan svare ”ja” på de fleste punkter, så start med en begrænset pilot i stedet for bred udrulning.

Område	Check	Hvad I kigger efter	Hurtig beslutningsregel
Adgang	Licens og målgruppe	Hvilke brugere/grupper skal have Copilot (ledelse, HR, Legal)?	Start med 1–2 sikkerhedsgrupper, ikke hele organisationen.
Møde-typer	Klassificér møder	”Fortroligt”, ”Internt”, ”Eksternt” – og hvad der er tilladt i hver.	Fortrolige møder: Copilot tilladt, recording/transskription som udgangspunkt nej.
Data	DLP for Teams/SharePoint	Bloker deling af personnumre, helbredsdata, kundelister mv. i chat og filer.	Hvis I håndterer følsomme data: DLP før Copilot-pilot.
Opbevaring	Retention (Purview)	Hvor længe må mødechat og evt. AI-output ligge? Hvem kan slette?	Lav en minimumsretention for ledelsesteams, og dokumentér undtagelser.
Eksterne	Gæsteadgang/externals	Kan eksterne deltage i møder med Copilot? Hvilke kontroller gælder?	Eksterne møder: tillad Copilot kun i udvalgte teams/møder, og med klar mødeetikette.
Revision	Audit og eDiscovery	Kan I finde beslutningsspor ved en sag? Er logning slået korrekt til?	Hvis I er ISO-/compliance-tunge: audit-setup før udrulning.
Adoption	Møde-”kørekort”	1 side: hvad må man, hvad må man ikke, og standardprompts til referat.	Hvis det ikke kan forklares på 5 min, bliver det brugt forkert.

Fejl der koster jer mest (og hvordan I undgår dem)

1) I lader “standard” være jeres sikkerhedsmodel

Hvis alle kan bruge Copilot i alle møder, får I hurtigt uens praksis: nogle gemmer output i chat, andre sender det på mail, og andre kopierer ind i private dokumenter.

Fix: Segmentér. Lav en “Copilot-allowed” gruppe, og bind den til en defineret mødepolitik og et sæt interne regler.

2) I blander fortrolige møder og eksterne deltagere uden regler

Et eksternt møde kræver en anden disciplin: hvad der deles, hvad der noteres, og hvor output må ende.

Fix: Brug en mødeskabelon/agenda, hvor I i toppen vælger: “Ekstern deltagelse: ja/nej” og “Copilot: ja/nej”.

3) I får bedre noter – men ingen opfølgning

AI-referater hjælper kun, hvis opgaver får en ejer og en deadline.

Før → Efter #2
Før: “Action points” står i chatten, og ingen ved, hvad der blev leveret.
Efter: I indfører en regel: alle action points flyttes samme dag til et fælles opgavesystem (Planner/To Do) og gennemgås i næste møde.

Hvordan hænger det sammen med Microsoft 365 Copilot GDPR og dokumentation?

GDPR handler ikke om at “slå AI fra”. Det handler om at kunne dokumentere formål, adgang og opbevaring. For Copilot i Teams møder uden optagelse bør I som minimum kunne fremvise:

• Formål: Hvad bruger I Copilot til (beslutningsnoter, opfølgning) – og hvad bruger I det ikke til (personvurderinger, disciplinærsager uden proces)?
• Adgang: Hvem kan se output, og hvor bliver det gemt.
• Retention: Hvor længe data opbevares, og hvordan sletning håndteres.
• Sikkerhed: DLP, følsomhedsmærkater og gæsteadgang i Teams.

Hvis I vil samle jeres governance, så se også vores side om compliance.

FAQ: Copilot i Teams møder uden optagelse

Kan vi bruge Copilot i Teams møder uden optagelse som standard?

Ja, men gør det ikke ukritisk. Tommelfingerregel: gør det til standard i interne møder med lav til medium fortrolighed, og kræv en mødeklassificering for “Fortroligt” og “Eksternt”.

Gemmer Teams noget, selvom vi ikke optager eller transskriberer?

Mødechat, delte filer og deltagelsesdata kan stadig eksistere afhængigt af jeres indstillinger. Beslutningsregel: antag at alt, der skrives/deles, kan blive omfattet af retention og audit. Sæt derfor retention og DLP, før I udruller bredt.

Hvad er den største privacy-faldgrube ved Copilot i ledelsesmøder?

Uens praksis for, hvor output gemmes. Hvis nogle kopierer til private dokumenter, mister I adgangsstyring og livscyklus. Løsning: definér én godkendt placering (Team/SharePoint) pr. mødeforum og luk ned for “privat arkiv” som standard.

Skal vi have Purview for at gøre det ordentligt?

Hvis I vil håndhæve retention, DLP og eDiscovery på tværs af Teams og SharePoint, er Purview typisk det rigtige værktøj. Beslutningsregel: håndterer I følsomme persondata eller fortrolige kundeoplysninger, så planlæg Purview-kontroller før Copilot-udvidelse.

Hvordan styrer vi Copilot sikkerhed i Teams, så ikke alle får adgang?

Brug gruppebaseret tildeling og en trinvis udrulning. Start med 10–30 brugere, mål kvalitet og fejl, og udvid derefter. Kombinér med klare mødepolitikker (hvem må starte Copilot, og i hvilke møder).

Kan vi kombinere Copilot og eksterne møder uden at øge risikoen?

Ja, hvis I har en fast “ekstern mødepakke”: gæsteadgang regler, følsomhedsmærkater på dokumenter, og en agenda der tydeligt siger, om Copilot bruges. Hvis I ikke kan håndhæve det endnu, så slå Copilot fra i eksterne møder og brug det kun internt.

Hvordan kommer vi i gang på 14 dage uden at skabe kaos?

Kør en afgrænset pilot: 3 møde-typer (intern drift, ledelse, projekt), 1 standard for output-placering og 1 compliance-pakke (retention + DLP). Mål på: færre glemte opgaver og mere ensartede beslutningsnoter.

Sådan implementerer I det (konkrete skridt)

1. Kortlæg 5 mødefora (fx ledergruppe, HR, salg, projekter, eksterne) og klassificér dem: Fortroligt / Internt / Eksternt.
2. Definér én output-placering pr. forum (Team/SharePoint) og skriv en 5-linjers regel for, hvad der må gemmes hvor.
3. Opsæt minimumskontroller: retention for Teams/SharePoint og DLP for de data-typer, I ved I håndterer.
4. Segmentér adgang: tildel Copilot til en pilotgruppe og udpeg 2–3 “mødeejerne”, der tester praksis.
5. Afhold 3 pilotmøder med samme skabelon: agenda, beslutningspunkter, og action points med ejer+deadline.
6. Auditér efter 14 dage: hvor endte output, hvem havde adgang, og hvilke regler blev brudt. Justér og udvid.