Contina Business Central: få styr på fakturaer og data

I kan ikke analysere jer ud af rodede bilag. Hvis leverandørfakturaer bliver tastet manuelt, lander fejl i jeres bogføring, jeres godkendelser og jeres rapportering. Med Contina Business Central kan I standardisere datafangst, få fakturaer matchet mod indkøb og gøre afvigelser synlige, før de bliver betalt. Resultatet er færre stopklodser i kreditor og bedre grunddata til økonomistyring.

• Skær fejl væk i input: Brug Document Capture Business Central til at læse og kontere fakturaer, og lad systemet logge rettelser, så data bliver mere ens over tid.
• Stop afvigelser før betaling: Slå 3-vejs match til (ordre/levering/faktura), og kræv godkendelse ved pris- og mængdeafvigelser.
• Få hurtigere godkendelser: Saml elektronisk faktura godkendelse i et tydeligt flow, så I ikke mister bilag i mailtråde.
• Gør jer klar til finans-AI: Rens input-data først; Copilot-analyser i finans kræver strukturerede posteringer og stabile dimensioner (Microsoft WorkLab).
• Reducer svindelrisiko: Kombinér match-regler med sikker mail- og identitetskontrol for at undgå fakturasvindel (BEC/invoice fraud er et kendt mønster i trusselsbilledet, ENISA).

Hvorfor Contina Business Central er mere end OCR

OCR alene flytter bare tal fra en PDF til et felt. Værdien kommer, når I gør data kontrollerbare: leverandør-ID, bankoplysninger, ordrenumre, momskoder, dimensioner og godkendelser skal hænge sammen.

Contina Document Capture er bygget til at automatisere datafangst og lære af rettelser via cloud-baseret OCR/ML (Contina). Det betyder, at I kan standardisere, hvad der er “korrekt”, og få samme kvalitet i hver månedslukning.

Micro “Før → Efter” #1 (kreditor)

Før: En faktura kommer på mail, bliver gemt som PDF, tastet ind, og godkendt på baggrund af “ser rigtig ud”.
Efter: Fakturaen indlæses, matches mod ordre/levering, og ryger automatisk til afvigelses-kø, hvis noget ikke stemmer. Bogføringen bliver ensartet, og I kan dokumentere, hvem der godkendte hvad.

Sådan hænger automatiseret fakturahåndtering sammen med sikkerhed

Fakturasvindel starter ofte i mailen: ændrede bankkonti, “hastetillæg”, eller en leverandør der ligner den rigtige. Det er svært at se, når man har travlt. Et automatiseret flow hjælper, fordi afvigelser bliver en regel i stedet for et mavefornemmelses-tjek.

Praktiske kontroller, der virker i hverdagen:

• Blokér/flag ændringer i leverandørens bankkonto og kræv 2-personers godkendelse.
• Kør match-regler: ingen betaling uden ordre-reference (hvor det er relevant).
• Log og auditér godkendelser. Brug rollebaserede rettigheder, så “alle kan ikke alt”.
• Hærd adgang: MFA og Conditional Access for økonomibrugere (kobler naturligt til IT-sikkerhed).

Tjekliste: sådan vurderer I, om jeres data er klar til Copilot i finans

Hvis I vil bruge AI i økonomifunktionen til fx afvigelsesdetektion og forecast, så start med datadisciplin. Gartner/Forrester peger på, at mange finansledere planlægger AI til anomaly detection og cash-flow forecasting inden 2027 (Gartner). Det kræver, at input er stabilt.

Kontrol	Hvad I kigger efter	Beslutningsregel
Leverandør-masterdata	Unikke leverandørnumre, ens navne, validerede bankkonti	Hvis bankkonti ændres uden log/2-personers kontrol → stop og indfør godkendelseskrav
Faktura-referencer	Ordre-/projektreferencer udfyldes konsekvent	Hvis >10% mangler reference → indfør obligatoriske felter og standardtekster
Dimensioner	Samme dimensioner bruges på tværs (afdeling, projekt, kostcenter)	Hvis dimensioner varierer pr. medarbejder → lås opsætning og brug skabeloner
Moms og kontering	Ens momsbehandling for samme leverandør/ydelse	Hvis samme leverandør giver hyppige momskorrektioner → opret konteringsregler
Godkendelsesflow	Fast beløbsgrænse, stedfortrædere, tidsfrister	Hvis bilag ligger >5 arbejdsdage uden handling → indfør eskalering
Arkiv & opbevaring	Digital opbevaring og sporbarhed iht. bogføringskrav	Hvis bilag kun ligger som “PDF i en mappe” → flyt til kontrolleret arkiv og backup

Micro “Før → Efter” #2 (rapportering)

Før: Power BI-rapporten viser “andet/ukendt”, fordi dimensioner mangler eller er inkonsistente.
Efter: Document Capture + faste konteringsregler udfylder dimensioner ens. I kan filtrere på projekt/afdeling uden manuel oprydning hver måned.

Fejl der koster i 2026: bogføringslov, bilag og “digitale arkiver”

Den nye bogføringslov er ikke et projekt længere; det er drift. Er bilag og transaktioner ikke opbevaret digitalt og søgbart, risikerer I at stå med et “arkiv”, der ikke kan dokumentere nok. Erhvervsstyrelsen beskriver kravene til digital bogføring og opbevaring (Erhvervsstyrelsen).

Praktisk tommelfingerregel: Hvis jeres revisor/økonomichef ikke kan finde et bilag og dets godkendelsesspor på under 2 minutter, så er flowet ikke skarpt nok.

Hvordan vælger I mellem Document Capture og Expense Management?

I behøver ikke vælge alt på én gang. Vælg det modul, der fjerner flest manuelle hænder fra den proces, der skaber flest fejl.

• Vælg Document Capture, hvis I har mange leverandørfakturaer, PO-flow, eller mange afvigelser ved modtagelse. Det giver hurtigst effekt på effektivisering af kreditorbogholderi.
• Vælg Expense Management, hvis I har mange udlæg, kørsel, kvitteringer og lang “jagt” på dokumentation. Målet er færre manglende bilag og hurtigere afregning.
• Vælg begge, hvis I samtidig vil standardisere dimensioner på tværs af fakturaer og udlæg (samme kontoplan/projekter) for at få sammenhængende rapportering.

FAQ om Contina Business Central

Hvad er Contina Business Central i praksis?

Det er typisk Contina-moduler (fx Document Capture og/eller Expense Management) koblet på Microsoft Dynamics 365 Business Central, så bilag indlæses, tolkes, konteres og sendes i godkendelse med faste regler.

Kan automatiseret fakturahåndtering reducere fakturasvindel?

Ja, hvis I bruger match-regler og kontroller. Start med 3-vejs match, 2-personers godkendelse ved ændring af leverandør-bankkonto og tydelig afvigelseskø. Kombinér med MFA/Conditional Access for økonomibrugere.

Hvor mange fakturaer skal vi have, før Document Capture kan betale sig?

Brug denne regel: Hvis I har en fast månedlig bunke, hvor 1) samme felter tastes igen og igen, og 2) godkendelser sker i mail, så har I nok volumen. En hurtig proces-audit (30–60 min) kan afklare potentialet uden et langt forprojekt.

Hvad kræver Microsoft Copilot i finans af vores data?

Strukturerede data med stabile dimensioner, ens kontering og sporbarhed i bilagsflowet. Hvis I ofte retter leverandørposter manuelt efter bogføring, så start med at standardisere datafangst og konteringsregler først (jf. Microsoft WorkLab).

Hvordan håndterer vi OIOUBL og digital opbevaring med bogføringsloven?

Sigte efter: 1) bilag gemmes digitalt med søgbar reference til posteringen, 2) adgang og ændringer logges, 3) opbevaring er kontrolleret og backuppet. Hvis I stadig har bilag spredt i personlige mailbokse og filshares, så er det første oprydningspunkt.

Kan godkendelse ske i Teams?

Ja, mange vælger at lade godkendere arbejde i et enkelt flow og få notifikationer i deres daglige værktøj. Beslutningsregel: Hvis godkendelser ofte forsinkes pga. mail, så flyt dem til et standardiseret approvals-setup og mål gennemløbstid før/efter.

Sådan kommer I i gang (uden at stoppe driften)

1. Kortlæg 20 nylige fakturaer: notér hvor fejl opstår (moms, dimensioner, leverandør, bankkonto, manglende ordre-reference).
2. Definér afvigelser: sæt konkrete regler for prisafvigelse, mængdeafvigelse og manglende reference (hvad går i auto, hvad kræver godkendelse).
3. Ryd leverandørdata: lås proces for ændring af bankkonto og opret 2-personers kontrol + logning.
4. Opsæt Document Capture: start med top-10 leverandører, der fylder mest, og byg konterings-/dimension-regler der dækker hverdagen.
5. Hærd adgang: slå MFA og Conditional Access til for økonomiroller og gennemgå rettigheder (kobling til Microsoft 365 og Azure).
6. Mål effekten: track gennemløbstid, antal manuelle rettelser pr. bilag og antal afvigelser fanget før betaling. Justér regler hver måned i 3 måneder.